Ένας εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων εργάζεται υπό την κηδεμονία ενός διαχειριστή εκδηλώσεων για να διασφαλίσει ότι όλες οι πτυχές ενός προγραμματισμένου γεγονότος εκτελούνται ομαλά. Η διαχείριση εκδηλώσεων είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει την πράξη σχεδιασμού και εκτέλεσης εκδηλώσεων και πολλά σχολεία προσφέρουν πτυχία στη διαχείριση ξενοδοχείων και φιλοξενίας για την εκπαίδευση των διαχειριστών εκδηλώσεων. Ο εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων συνεργάζεται με τον υπεύθυνο εκδηλώσεων για να συντονίσει το θέμα, τον προϋπολογισμό, το φαγητό, τον τόπο, τη μουσική, τα δελτία τύπου, την ασφάλεια και πολλές άλλες πτυχές της εφοδιαστικής που απαιτούνται κατά τη φιλοξενία μιας εκδήλωσης.
Το θέμα είναι συνήθως το πρώτο στοιχείο που συζητείται όταν οι διαχειριστές εκδηλώσεων συνεργάζονται με έναν πελάτη. Η κατανόηση του τι ακριβώς θέλει ο πελάτης βοηθά τον διαχειριστή εκδηλώσεων και τον εκπαιδευόμενο διαχειριστή εκδηλώσεων να γνωρίζει από πού να ξεκινήσει. Οι θέσεις των εκπαιδευομένων συχνά περιλαμβάνουν την έρευνα της ιστορίας πίσω από το θέμα για την επίτευξη ιστορικής ακρίβειας. Για παράδειγμα, ένα πάρτι κοστουμιών Gone with the Wind θα πρέπει να περιλαμβάνει φορέματα antebellum και ενδεχομένως ακόμη και φαγητό και μουσική της περιόδου. Ο εκπαιδευόμενος διαχειριστής εκδηλώσεων ερευνά τα κανονικά στοιχεία από εκείνη τη χρονική περίοδο και παρέχει στον υπεύθυνο εκδηλώσεων τις απαραίτητες λεπτομέρειες για να αναπτύξει ένα σχέδιο.
Ο προϋπολογισμός είναι μια άλλη σημαντική πτυχή στον προγραμματισμό εκδηλώσεων. Μόλις καθοριστεί το θέμα, ο διαχειριστής της εκδήλωσης θα συζητήσει τα όρια προϋπολογισμού με τον πελάτη για να καθορίσει το ποσό των δαπανών που είναι διαθέσιμο. Στη συνέχεια, ο εκπαιδευόμενος είναι υπεύθυνος για την υποβολή προσφορών από τους διάφορους προμηθευτές, την ενοποίηση των πληροφοριών και την παροχή αναφοράς προς τον υπεύθυνο εκδηλώσεων. Ανάλογα με την τελική έκθεση, ενδέχεται να απαιτηθούν διαπραγματεύσεις για να διασφαλιστεί ότι ικανοποιούνται οι ανάγκες του πελάτη. Ο εκπαιδευόμενος μπορεί να συμμετάσχει σε διαπραγματεύσεις μεταξύ του υπεύθυνου εκδήλωσης και των πωλητών ή του πελάτη για να μάθει πώς διεξάγεται η τέχνη της διαπραγμάτευσης.
Ο εκπαιδευόμενος για τη διοργάνωση εκδηλώσεων μερικές φορές θεωρείται «γκόφερ» λόγω του αριθμού των εργασιών της τελευταίας στιγμής που έχουν ανατεθεί. Καθώς πλησιάζει η ημέρα της εκδήλωσης, πολλές μικρές δραστηριότητες όπως η κλήση για επιβεβαίωση των παραδόσεων ή η επαλήθευση της λίστας RSVP εμπίπτουν στον εκπαιδευόμενο. Οι καθημερινές συνεδρίες ανατροφοδότησης είναι συχνές όπου ο διαχειριστής εκδηλώσεων και ο εκπαιδευόμενος περνούν από μια λίστα ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι όλες οι πτυχές αντιμετωπίζονται έγκαιρα.
Την ημέρα του πραγματικού γεγονότος, ο ασκούμενος στη διοργάνωση εκδηλώσεων έχει συνήθως καθήκον να συντονιστεί στα παρασκήνια με τους διάφορους προμηθευτές. Παγκόσμια πράγματα όπως ο προγραμματισμός των χώρων στάθμευσης και εκφόρτωσης για τους πωλητές, καθώς και η επιβεβαίωση των σωστών αντικειμένων που παραγγέλθηκαν παραδόθηκαν στον εκπαιδευόμενο. Όταν ξεκινήσει η εκδήλωση, ο διαχειριστής της εκδήλωσης μπορεί να είναι μέρος των εορταστικών εκδηλώσεων και ο εκπαιδευόμενος θα παρακολουθεί συνεχώς τους πωλητές για να διασφαλίσει ότι τα πράγματα λειτουργούν ομαλά.
Μόλις ολοκληρωθεί η εκδήλωση, ο διαχειριστής και ο εκπαιδευόμενος διαχείρισης εκδηλώσεων θα συνεργαστούν με τους πωλητές για να διασφαλίσουν ότι ο χώρος παραμένει σε άριστη κατάσταση και ότι όλα τα υλικά έχουν αφαιρεθεί. Τις επόμενες ημέρες της εκδήλωσης, ο εκπαιδευόμενος θα εργαστεί για την επιστροφή τυχόν ενοικιαζόμενων ή δανεισμένων αντικειμένων και θα ετοιμάσει μια αναφορά για τα τελικά έξοδα. Ο διευθυντής και ο εκπαιδευόμενος συζητούν τυχόν ζητήματα που προέκυψαν και καθορίζουν πώς να χειριστούν το μέλλον. Μόλις πληρωθούν τα τελικά έξοδα, ο ασκούμενος καταθέτει την έκθεση της εκδήλωσης και προχωρά στο επόμενο συμβάν.