Ένας συντονιστής μισθοδοσίας διαχειρίζεται το σύστημα αποζημίωσης των εργαζομένων και πληρωμής φόρων εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει τον χρόνο επεξεργασίας που εργάζεται για συνήθη αμοιβή, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη διαχείριση των επιστροφών, τον υπολογισμό των οφειλόμενων παροχών και την επεξεργασία των μπόνους και άλλων εφάπαξ επιταγών. Το πραγματικό εύρος της εργασίας ενός συντονιστή εξαρτάται από την οργανωτική δομή της εταιρείας. Οι μεγάλες εταιρείες με διαφοροποιημένα λογιστικά τμήματα συνήθως αναθέτουν σε έναν συντονιστή μισθοδοσίας αυστηρά την επεξεργασία καθηκόντων. Οι μικρές εταιρείες χωρίς ειδικό λογιστικό ή ανθρώπινο δυναμικό θα περιμένουν από έναν συντονιστή να κάνει ό, τι απαιτείται για να πληρώσει τους εργαζόμενους και να παρακολουθεί τα οφέλη.
Ένα από τα πιο περίπλοκα μέρη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων είναι η επεξεργασία μισθοδοσίας. Το έργο ρυθμίζεται σε μεγάλο βαθμό από διάφορες κατευθύνσεις. Οι εργοδότες υποχρεούνται από το νόμο να πληρώνουν τους εργαζόμενους σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα, σε συμφωνημένο ποσό και να αποζημιώνουν κατάλληλα για τις υπερωρίες που εργάστηκαν. Οι εταιρείες υποχρεούνται επίσης από το νόμο να καταβάλλουν τους κατάλληλους φόρους απασχόλησης στις τοπικές και περιφερειακές κυβερνήσεις. Επιπλέον, οι φορολογικές αρχές απαιτούν από τις εταιρείες να διατηρούν αποδείξεις για το χρόνο εργασίας των εργαζομένων σε περίπτωση που τα έξοδα των επιχειρήσεων ελέγχονται από την κυβέρνηση.
Αυτές οι πιθανές νομικές υποχρεώσεις καθιστούν τη διαχείριση μισθοδοσίας μια κρίσιμη επιχειρηματική λειτουργία. Ο συντονιστής μισθοδοσίας είναι ένας ειδικός που προσλαμβάνεται ειδικά για τη διαχείριση της διαδικασίας πληρωμής των εργαζομένων σύμφωνα με ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Αυτό περιλαμβάνει τη συλλογή, τον έλεγχο και την αρχειοθέτηση φύλλων χρόνου, τον έλεγχο της ακρίβειας στη διαδικασία αναφοράς χρόνου και τη διασφάλιση ότι υπάρχουν οι κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις για την πληρωμή τακτικής αμοιβής και τυχόν υπερωρίες. Τελικά, ο συντονιστής είναι υπεύθυνος για την πληρωμή της συσκευασίας και την παράδοσή της στους εργαζόμενους. Η περικοπή επιταγών και η διευθέτηση ηλεκτρονικών καταθέσεων σε τραπεζικούς λογαριασμούς εργαζομένων είναι οι τυπικοί τρόποι οριστικοποίησης της μισθοδοσίας.
Ενώ μια εταιρεία είναι μικρή με περιορισμένο αριθμό εργαζομένων, ένας συντονιστής μισθοδοσίας μπορεί συχνά να διαχειρίζεται τη διαδικασία μισθοδοσίας με το χέρι. Οι υπολογισμοί χρόνου διατηρούνται σε ένα οικονομικό υπολογιστικό φύλλο, οι έλεγχοι εκτελούνται εσωτερικά και οι πληρωμές φόρων πραγματοποιούνται μέσω ενός απευθείας επιχειρηματικού λογαριασμού στην φορολογική υπηρεσία. Μόλις μια επιχείρηση φτάσει σε μια ορισμένη ικανότητα, ωστόσο, καθίσταται αδύνατη η διαχείριση της μισθοδοσίας με αυτόν τον τρόπο. Ένας συντονιστής μισθοδοσίας στο επόμενο επίπεδο είναι υπεύθυνος για τη λειτουργία κάποιου τύπου λογισμικού μισθοδοσίας ή για συνεργασία με μια εταιρεία επεξεργασίας μισθοδοσίας. Οι εργασίες είναι βασικά οι ίδιες εκτός από το ότι ολόκληρο το σύστημα είναι μηχανογραφημένο.
Καθώς αυξάνεται ο αριθμός του εργατικού δυναμικού, διευρύνονται και οι ανάγκες διαχείρισης μισθοδοσίας. Ανάλογα με τη λειτουργική δομή της εταιρείας, ένας συντονιστής μισθοδοσίας μπορεί να αναμένεται να τηρεί λογιστικά τις παροχές που οφείλονται στους εργαζόμενους, όπως τις συσσωρευμένες εισφορές σε πρόγραμμα συνταξιοδότησης. Μπορεί να του ανατεθεί η παρακολούθηση και η εκτέλεση της επιστροφής εξόδων και ο χειρισμός ερωτήσεων από τους εργαζόμενους σχετικά με το ποσοστό αμοιβής τους και άλλα θέματα. Ένας συντονιστής θα συνεργαστεί με λογιστικό και προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού για την εκπλήρωση αυτών των βοηθητικών καθηκόντων, ή μερικές φορές θα λειτουργεί αντί ειδικού προσωπικού σε αυτά τα τμήματα, ανάλογα με τις περιστάσεις.