Ένας επόπτης μισθοδοσίας έχει τρεις τομείς αρμοδιότητας: να προσλάβει και να διαχειριστεί υπαλλήλους και αξιωματικούς μισθοδοσίας, να ελέγξει τις συνοπτικές εκθέσεις μισθοδοσίας και να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τους κυβερνητικούς κανονισμούς. Ένας επόπτης μισθοδοσίας έχει συνήθως ένα δίπλωμα κολλεγίου στη λογιστική μισθοδοσίας και είναι συνήθως Certified Payroll Professional (CPP). Αυτή η πιστοποίηση λαμβάνεται μέσω της Αμερικανικής Ένωσης Μισθοδοσίας (APA). Ένας επόπτης μισθοδοσίας μπορεί να βρει ευκαιρίες απασχόλησης σε ένα ευρύ φάσμα μεσαίων έως μεγάλων επιχειρήσεων, ινστιτούτων και επιχειρήσεων.
Οι άνθρωποι που απολαμβάνουν να δουλεύουν με αριθμούς, είναι συγκεντρωμένοι στις λεπτομέρειες και μπορούν να εργαστούν σε περιβάλλον προσανατολισμένο στις προθεσμίες και αναφέρουν τη μεγαλύτερη ικανοποίηση ως επόπτης μισθοδοσίας. Ένα τμήμα μισθοδοσίας λειτουργεί καλύτερα όταν λειτουργεί ως ομάδα, με τους λογιστές μισθοδοσίας, τους υπαλλήλους και τον επόπτη να μοιράζονται συχνά πληροφορίες και θέματα. Ο ρόλος του επόπτη μισθοδοσίας είναι ένας από τους κεντρικούς επικοινωνούντες. Είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση της κρατικής νομοθεσίας, διαδικασιών και απαιτήσεων. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να είναι σχετικές με το προσωπικό μισθοδοσίας και να τους κοινοποιούνται σαφώς.
Ο πρωταρχικός ρόλος του επόπτη είναι η διαχείριση του προσωπικού του τμήματος μισθοδοσίας. Αυτό περιλαμβάνει την ανάρτηση περιγραφών θέσεων εργασίας, τον έλεγχο βιογραφικών, τη συνέντευξη των αιτούντων και την πρόσληψη νέου προσωπικού. Όλο το προσωπικό μισθοδοσίας πρέπει να έχει εκπαιδευτεί για την πολιτική της εταιρείας, το λογισμικό μισθοδοσίας και κάθε άλλο εργαλείο που χρησιμοποιείται στο τμήμα μισθοδοσίας. Ο επόπτης είναι επίσης υπεύθυνος για την πειθαρχία και τον τερματισμό του προσωπικού, εάν αυτό καταστεί απαραίτητο.
Η ανασκόπηση των συνοπτικών αναφορών μισθοδοσίας αποτελεί ένα μεγάλο μέρος της εργασίας του προϊσταμένου μισθοδοσίας. Αυτές οι αναφορές είναι συνήθως διαθέσιμες κάθε μέρα και συνοψίζουν όλες τις συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν την προηγούμενη ημέρα. Εκτός από αυτές τις αναφορές, οι εκθέσεις εξαιρέσεων και κοστολόγησης πρέπει να αναθεωρούνται σε τακτική βάση. Είναι ευθύνη του προϊσταμένου να εντοπίσει τυχόν αποκλίσεις και να τις αναφέρει εγκαίρως στο κατάλληλο άτομο.
Η συμμόρφωση με την εταιρική πολιτική, τους κυβερνητικούς κανόνες, το εργατικό δίκαιο και άλλους νόμους αποτελούν μέρος της ευθύνης του επιβλέποντος μισθοδοσίας. Πρέπει να παραμείνει ενήμερος, εξετάζοντας τόσο τις προτεινόμενες όσο και τις εγκεκριμένες αλλαγές. Στη συνέχεια, είναι υπεύθυνοι για τον προσδιορισμό των σχετικών αλλαγών, την τροποποίηση της διαδικασίας και την εφαρμογή της αλλαγής. Τα πρόστιμα για μη συμμόρφωση είναι πολύ υψηλά, τόσο σε ποσά σε δολάρια, όσο και στην ικανοποίηση των εργαζομένων.
Συζητήστε με άτομα που εργάζονται σε τμήμα μισθοδοσίας και θα πρέπει να είναι σε θέση να σας συμβουλεύσουν σχετικά με το τυπικά εργασιακό περιβάλλον. Στις περισσότερες εταιρείες, το τμήμα μισθοδοσίας αποτελεί μέρος του χαρτοφυλακίου ανθρώπινων πόρων. Τα τμήματα μισθοδοσίας πρέπει να είναι πολύ λεπτομερή και προσανατολισμένα στις προθεσμίες, κάτι που δεν συμβαίνει συνήθως για τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού.
Μια καριέρα ως επόπτης μισθοδοσίας απαιτεί αφοσίωση στη συνεχιζόμενη εκπαίδευση. Οι κανόνες και οι κανονισμοί αλλάζουν συνεχώς και είναι απαραίτητο να επενδύσετε χρόνο και προσπάθεια για να παραμείνετε ενήμεροι. Η εξέλιξη της σταδιοδρομίας σε αυτόν τον τομέα απαιτεί συνήθως περαιτέρω εκπαίδευση στη διαχείριση ή την πιστοποίηση ως διευθυντής μισθοδοσίας ή ειδικός ανθρώπινου δυναμικού. Αυτή η καριέρα γίνεται περισσότερο τεχνολογικά, καθώς σχεδόν όλες οι εταιρείες έχουν περάσει σε μηχανογραφημένα συστήματα μισθοδοσίας.