Όπως υποδηλώνει ο όρος, προμηθευτής διασφάλισης ποιότητας (QA) είναι ένα άτομο που διασφαλίζει ότι ένα συγκεκριμένο προϊόν πληροί τα πρότυπα που καθορίζονται από τη βιομηχανία προτού συσκευαστεί, αποσταλεί, πωληθεί ή γίνει αποδεκτό από ένα παραλήπτη. Ελέγχουν φυσικά τα προϊόντα και πραγματοποιούν συγκεκριμένες δοκιμές για τη βιομηχανία για να διαπιστώσουν εάν πληροί τα αποδεκτά πρότυπα ποιότητας. Αυτές οι οδηγίες ποιότητας καθορίζονται για κάθε προϊόν και βιομηχανία, οπότε εάν δεν τηρούνται, το προϊόν θα σταλεί πίσω στον κατασκευαστή ή ακόμη θα ανακληθεί εάν διαπιστωθεί ότι αποτελεί κίνδυνο για το κοινό.
Γενικά, ένα προϊόν ελέγχεται για συμμόρφωση ώστε να πληροί ή να υπερβαίνει τα ελάχιστα πρότυπα ποιότητας. Επομένως, δεν πρέπει να υποτεθεί ότι μόνο και μόνο επειδή ένα προϊόν περνά από ελέγχους διασφάλισης ποιότητας ότι είναι ένα προϊόν υψηλής ποιότητας. Η έννοια της λέξης ποιότητα όπως εφαρμόζεται στην καθημερινή συζήτηση είναι διαφορετική από τη χρήση της στη μεταποιητική βιομηχανία. Η ποιότητα στην καθημερινή χρήση συνεπάγεται αριστεία ή υπεροχή, ενώ στην κατασκευή σημαίνει ότι είναι βατή σύμφωνα με τα ελάχιστα πρότυπα που έχουν καθοριστεί και αποδεχθεί ο προμηθευτής διασφάλισης ποιότητας.
Τα προϊόντα μπορούν να ελεγχθούν και να δοκιμαστούν ακόμη και πριν ολοκληρωθεί ή κατασκευαστεί πλήρως. Ο τρόπος που το κάνουν αυτό είναι να παρακολουθούν τις διαδικασίες που εμπλέκονται κατά τη διάρκεια της κατασκευής ή της παραγωγής και να ελέγχουν την ποιότητα των πρώτων υλών και των μικρότερων συστατικών που εισέρχονται στο τελικό προϊόν. Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο σε καταστάσεις μαζικής παραγωγής, διότι μπορεί να μην είναι εφικτό να ελεγχθεί κάθε στοιχείο στη γραμμή συναρμολόγησης. Είναι ευκολότερο και πιο αποδοτικό για τον χρόνο ο απλός έλεγχος, ο οποίος θα βοηθήσει στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τα απαιτούμενα πρότυπα ποιότητας.
Ένας προμηθευτής διασφάλισης ποιότητας παρακολουθεί εκπαίδευση για τη συστηματική παρακολούθηση και αξιολόγηση των διαφόρων διαδικασιών που εμπλέκονται στην παραγωγή και των πολλών πτυχών της. Αυτός ο τομέας αναφέρεται ως διασφάλιση ποιότητας. Είναι απαραίτητο συστατικό όλων των μεταποιητικών βιομηχανιών. Ωστόσο, ένας προμηθευτής QA μπορεί επίσης να παρακολουθεί την ποιότητα των υπηρεσιών αντί των προϊόντων. Είναι συνηθισμένο για τις επιχειρήσεις που εμπλέκονται σε συμβουλευτικές, τραπεζικές, λιανικές και ανάπτυξη λογισμικού υπολογιστών, να αναφέρουμε μερικές, να υποβάλλονται σε περιοδική παρακολούθηση της διασφάλισης ποιότητας. Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτό είναι η παρατήρηση διαδικασιών, η διεξαγωγή συνεντεύξεων και η παρακολούθηση προτύπων συμπεριφοράς που είτε συμβάλλουν, είτε μειώνουν τα επιτεύγματα της επιθυμητής ποιότητας. Ακόμα και υπηρεσίες που συνήθως δεν εμπίπτουν στο πεδίο των επιχειρήσεων μπορούν να παρακολουθούνται για διασφάλιση ποιότητας. Ένα εξαιρετικό παράδειγμα είναι οι εκπαιδευτικές υπηρεσίες στο δημόσιο τομέα.
Αναγκαστικά, η κατάρτιση και τα προσόντα ενός προμηθευτή διασφάλισης ποιότητας θα διαφέρουν σημαντικά, ανάλογα με το προϊόν ή την υπηρεσία που θα παρακολουθούν, θα επιθεωρούν ή θα δοκιμάζουν. Η περιγραφή της θέσης εργασίας του προμηθευτή διασφάλισης ποιότητας για κάποιον που θα συνεργαστεί με προϊόντα στη μεταποιητική βιομηχανία θα είναι ριζικά διαφορετική από εκείνη ενός άλλου που θα παρακολουθεί και θα παρακολουθεί υπηρεσίες όπως σχεδιαστικές εργασίες ή μεταφραστικές υπηρεσίες. Συνήθως, απαιτείται υψηλότερο επίπεδο εκπαίδευσης και κατάρτισης στην περίπτωση ενός προμηθευτή διασφάλισης ποιότητας που συμμετέχει στην αξιολόγηση των υπηρεσιών.