Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν ένα ευρύ φάσμα γραμματειακών καθηκόντων για να διευκολύνουν τη ροή της οργάνωσης και της παραγωγικότητας σε επαγγελματικό ή επιχειρηματικό περιβάλλον, συνήθως σε περιβάλλον γραφείου. Ωστόσο, οι περισσότερες θέσεις διοικητικού βοηθού απαιτούν δεξιότητες και επίπεδο επαγγελματισμού που ξεπερνούν κατά πολύ τον τυπικό ρόλο των γραμματέων. Όπως υποδηλώνει ο τίτλος, τα πρωταρχικά καθήκοντα των διοικητικών βοηθών σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη διοικητική πλευρά της εταιρείας ή του οργανισμού με στόχο την παροχή βοήθειας σε ανώτερο και εκτελεστικό προσωπικό.
Ωστόσο, οι περισσότερες εργασίες βοηθού διοικητικού περιεχομένου περιλαμβάνουν ορισμένο βαθμό καθηκόντων γραφείου, όπως απάντηση τηλεφώνων, ραντεβού, πληκτρολόγηση αλληλογραφίας, κατάθεση κλπ. Μπορεί επίσης να απαιτείται η απογραφή και η αναδιάταξη προμηθειών γραφείου, η τήρηση λογιστικών αρχείων, και άλλες κοσμικές δουλειές που είναι απαραίτητες για τη βασική διαχείριση γραφείου. Ωστόσο, οι διοικητικοί βοηθοί γενικά αναμένεται να είναι εξίσου ικανοί στη χρήση ποικίλων λογισμικών υπολογιστών και συστημάτων βάσεων δεδομένων, καθώς και στην επίδειξη εξαιρετικών δεξιοτήτων επικοινωνίας και διαχείρισης έργων. Από αυτή την άποψη, πολλές θέσεις βοηθού διοικητικού προσωπικού περιλαμβάνουν την ανάληψη ευθυνών μεγαλύτερης σημασίας, όπως συντονισμός εμπορικών εκθέσεων, πραγματοποίηση παρουσιάσεων και δημιουργία διαφόρων υλικών μάρκετινγκ με ασφάλεια.
Πολλές θέσεις διοικητικού βοηθού απαιτούν γνώσεις και δεξιότητες σχετικές με έναν εξειδικευμένο τομέα. Για παράδειγμα, ορισμένοι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν διπλό καθήκον ως εκτελεστικοί γραμματείς, ιατρικοί γραμματείς ή νομικοί βοηθοί. Τα βασικά καθήκοντα της ομαλής λειτουργίας ενός γραφείου παραμένουν τα ίδια, αλλά αυτές οι θέσεις περιλαμβάνουν επίσης δεξιότητες συγκεκριμένες για τη βιομηχανία, όπως ανάλυση δεδομένων, καταγραφή ιστορικών ασθενών ή σύνταξη νομικών εγγράφων. Πρόσθετες διοικητικές θέσεις βοηθών που απαιτούν εξειδίκευση υπάρχουν σε ακίνητα, ασφάλειες, έρευνα και ανάπτυξη, κρατικές, εκπαιδευτικές και πολλές άλλες αγορές.
Σε γενικές γραμμές, δεν υπάρχει τυπικό επίπεδο κατάρτισης ή εκπαίδευσης πέρα από το απολυτήριο λυκείου που απαιτείται για να γίνει διοικητικός βοηθός. Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι προετοιμάζονται για το ρόλο επιμένοντας στην κατάρτιση στην εργασία σε διάφορους τύπους χώρων γραφείου και αυξάνοντας τις βαθμίδες για μια χρονική περίοδο. Ωστόσο, υπάρχουν διαθέσιμες επαγγελματικές πιστοποιήσεις για θέσεις βοηθού διοικητικού προσωπικού, τουλάχιστον στις ΗΠΑ. Για παράδειγμα, η Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών προσφέρει τον χαρακτηρισμό Certified Administrative Professional (CAP). Άλλοι οργανισμοί παρέχουν κατάρτιση και πιστοποίηση σχετική με ορισμένα επαγγέλματα, όπως οι πιστοποιημένες από τον Διαπιστευμένο Νομικό Γραμματέα (ALS) και τον Επαγγελματικό Νομικό Γραμματέα (PLS) που προσφέρονται από την Εθνική Ένωση Νομικών Γραμματέων.