Για να γίνει βοηθός διοικητικού γραφείου, ένα άτομο πρέπει να μάθει τα διοικητικά και γραφικά καθήκοντα που απαιτούνται για να βοηθήσει το προσωπικό και να διαχειριστεί ένα επαγγελματικό περιβάλλον γραφείου. Ο βοηθός διοικητικού γραφείου είναι μία από τις σημαντικότερες δουλειές σε ένα γραφείο. Είναι απαραίτητος για μια ποικιλία καθηκόντων που διατηρούν το γραφείο ομαλά και βοηθά τους διευθυντές και το προσωπικό να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους.
Όταν δημιουργήθηκε για πρώτη φορά η δουλειά του βοηθού διοικητικού γραφείου, τα καθήκοντα περιλάμβαναν πληκτρολόγηση και απάντηση στο τηλέφωνο. Με την πάροδο του χρόνου, τα καθήκοντα έγιναν πολύ πιο λεπτομερή και εκτεταμένα. Παρόλο που ο βοηθός του διοικητικού γραφείου εξακολουθεί να απαιτείται για να πληκτρολογεί και να χειρίζεται τηλεφωνικές γραμμές, πρέπει επίσης να κάνει πράγματα όπως προγραμματισμό εκδηλώσεων, εκτέλεση εργασιών, παραγγελία αναλωσίμων γραφείου και πολλά άλλα. Ένα άτομο που θέλει να γίνει διοικητικός βοηθός γραφείου θα διαπιστώσει ότι η δουλειά είναι αρκετά περίπλοκη.
Για να γίνει βοηθός διοικητικού γραφείου, ένα άτομο πρέπει πρώτα να αναπτύξει δεξιότητες γραφείου. Ο βοηθός θα πρέπει να μπορεί να πληκτρολογεί γρήγορα, να υπαγορεύει και να χειρίζεται εξοπλισμό γραφείου, όπως μηχανές φαξ, φωτοτυπικά και σαρωτές. Η αντιγραφή, η επισήμανση και η κατάθεση είναι όλα σημαντικά και βοηθούν τον διοικητικό βοηθό γραφείου να διατηρήσει το γραφείο οργανωμένο.
Ο βοηθός πρέπει επίσης να γίνει καλός στην επίλυση προβλημάτων. Τα θέματα διαχείρισης και γραφείου παραδίδονται συχνά στον βοηθό. Ο διοικητικός βοηθός πρέπει να μάθει πώς να εκτελεί πολλαπλές εργασίες, ώστε να μπορεί να χειρίζεται πολλά έργα ταυτόχρονα.
Η σωστή εκπαίδευση είναι επίσης ζωτικής σημασίας για να γίνετε διοικητικός βοηθός. Δεν είναι δύσκολο να αποκτήσετε μια θέση εργασίας ως βοηθού επιπέδου εισόδου με απολυτήριο λυκείου. Ωστόσο, ένα άτομο θα είναι πολύ καλύτερο και θα έχει σημαντική αύξηση στον μισθό του εάν είναι σε θέση να ολοκληρώσει το κολέγιο. Υπάρχουν επίσης διαθέσιμες τεχνικές σχολές για βοηθούς διοικητικού γραφείου που θέλουν να επικεντρώσουν την καριέρα τους σε διοικητικά καθήκοντα και να λάβουν πιστοποίηση ότι διαθέτουν τεχνική εξειδίκευση σε διοικητικές εργασίες.
Τα τεχνικά σχολεία μπορούν να βοηθήσουν ένα άτομο να αποκτήσει τις απαραίτητες δεξιότητες λογισμικού που χρειάζονται οι βοηθοί διοικητικού γραφείου. Ένας διοικητικός βοηθός πρέπει να είναι ικανός σε λογισμικό όπως προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και λογισμικό παρουσίασης. Μερικές φορές χρησιμοποιείται εξειδικευμένο λογισμικό, ειδικά εάν ο βοηθός εργάζεται σε νομικό ή ιατρικό γραφείο.
Σε πολλές περιπτώσεις, τα άτομα ανεβαίνουν στην εταιρική σκάλα για να γίνουν βοηθοί διοικητικού γραφείου. Μερικοί βοηθοί ξεκινούν ως ρεσεψιονίστ και βρίσκουν ευκαιρίες για προώθηση εντός της εταιρείας. Δυστυχώς, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι μια επιχείρηση θα προωθήσει ένα άτομο και ένα άτομο θα πρέπει να το γνωρίζει αυτό πριν αποφασίσει να αναλάβει χαμηλότερη θέση σε μια εταιρεία. Οι σωστές αποφάσεις σταδιοδρομίας και οι έξυπνες επιλογές θα βοηθήσουν ένα άτομο να γίνει βοηθός διοικητικού γραφείου.