Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να διαδραματίσει πολύ σημαντικό ρόλο μέσα σε έναν οργανισμό. Η θέση μπορεί συχνά να είναι πολύ λεπτομερής και να απαιτεί ταυτόχρονη διαχείριση πολλών καθηκόντων, ειδικά αν το άτομο είναι βοηθός περισσότερων του ενός ατόμων. Μερικές συμβουλές για τον χειρισμό καθηκόντων διοικητικού βοηθού είναι η ιεράρχηση έργων και εργασιών, η οργάνωση του χώρου εργασίας και η ενημέρωση με νέο λογισμικό που είναι κρίσιμο για την απόδοση της εργασίας. Η εκμάθηση συντομεύσεων πληκτρολογίου για προγράμματα μπορεί να επιταχύνει τις διαδικασίες εργασίας και να βοηθήσει στην ολοκλήρωση εργασιών σε μικρότερο χρονικό διάστημα.
Πολλά καθήκοντα διοικητικού βοηθού περιλαμβάνουν την τήρηση ημερολογίων για στελέχη ή διευθυντές. Αυτό συνεπάγεται δεξιότητες οργάνωσης για τη ρύθμιση υπενθυμίσεων για ραντεβού ή δεσμεύσεις εάν υπάρχουν πολλά ημερολόγια εργαζομένων για διαχείριση. Οι οργανωτικές συμβουλές για τα καθήκοντα του βοηθού διοίκησης περιλαμβάνουν τη βελτιστοποίηση της διαχείρισης του χρόνου. Υπάρχουν συνήθως οκτώ ώρες εργασίας την ημέρα και τα ημερολόγια πρέπει να προγραμματίζονται για βέλτιστη απόδοση. Είναι καλή ιδέα να αφήσετε ένα μαξιλάρι χρόνου μεταξύ των ραντεβού σε περίπτωση που εκτελούν υπερωρίες.
Οι στρατηγικές γραφείου που μπορούν να βελτιώσουν την απόδοση για τους περισσότερους διοικητικούς βοηθούς είναι η διατήρηση ενός οργανωμένου χώρου εργασίας και η ιεράρχηση έργων. Πολύ συχνά, οι διοικητικοί βοηθοί ζογκλάρουν πολλά διαφορετικά έργα ταυτόχρονα. Αυτό μπορεί να ισχύει ιδιαίτερα για εκείνους που εργάζονται ως βοηθοί σε περισσότερα από ένα άτομα. Το κλειδί για την επιτυχία σε αυτόν τον τύπο θέσης μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η διατήρηση μιας τρέχουσας λίστας έργων που δίνει προτεραιότητα στο καθένα κατά σειρά σπουδαιότητας. Ένας οργανωμένος χώρος εργασίας μπορεί να δημιουργήσει αποτελεσματικότητα και να φέρει τάξη σε έναν πολυάσχολο διοικητικό βοηθό.
Το να είσαι ευέλικτος κατά τον χειρισμό πολλαπλών καθηκόντων διοικητικού βοηθού ταυτόχρονα είναι το κλειδί για τη διατήρηση του σωστού χρονοδιαγράμματος με προτεραιότητα. Πολλές εργασίες ενδέχεται να μετακινηθούν πάνω ή κάτω στη λίστα προτεραιότητας σύμφωνα με τις άλλες εργασίες που εμφανίζονται. Η ευελιξία είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό και μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση της απόδοσης στις εργασίες γραφείου. Τα διοικητικά ή γραφικά καθήκοντα μπορούν να γίνουν συντριπτικά όταν δεν υπάρχει ευελιξία.
Τα προγράμματα λογισμικού του Office ενημερώνονται συνεχώς. Η τεχνολογία μπορεί να κινηθεί με ταχύτητα αστραπής μερικές φορές και είναι σημαντικό να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να ενημερώσετε την εκπαίδευση για προγράμματα που χρησιμοποιούνται συχνά. Η τεχνολογία μπορεί να ενισχύσει τα καθήκοντα διοικητικού βοηθού και να καταστήσει τη δουλειά πιο αποτελεσματική. Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά το χειρισμό εργασιών στον υπολογιστή. Η διατήρηση ενημερωμένων γνώσεων λογισμικού περιλαμβάνει επίσης τυπικά τις νεότερες συντομεύσεις πληκτρολογίου επίσης.