Licencjonowanie własności intelektualnej wiąże się z umową między dwiema stronami. Licencjodawca lub właściciel własności intelektualnej (IP) udziela licencjobiorcy pozwolenia na korzystanie z IP. Obie strony najpierw omawiają sposób i ograniczenia korzystania z IP, a następnie zazwyczaj sporządzana jest umowa na konkretny dowód zawarcia umowy. Wiąże się to również z odszkodowaniem od licencjobiorcy w zamian za korzystanie z WI. Ta rekompensata jest często określana jako tantiemy, które będą stale wypłacane licencjodawcy aż do wygaśnięcia umowy.
Umowa ta wymaga również, aby obie strony znały samą konkretną właściwość, niezależnie od tego, czy jest to znak towarowy, patenty, prawa autorskie czy wzór przemysłowy. Nawet tajemnice handlowe można uznać za własność intelektualną. Rodzaj własności intelektualnej będzie decydował o tym, która umowa zostanie sporządzona. Niektóre rodzaje umów obejmują umowę licencyjną na technologię, umowę licencyjną dotyczącą praw autorskich oraz umowę licencjonowania znaków towarowych i umowę franczyzową. Każda umowa traktuje każdą własność intelektualną na różne sposoby, zgodnie z jej prawnym charakterem.
Zarówno licencjodawca, jak i licencjobiorca powinni określić kilka ważnych elementów licencjonowania własności intelektualnej. Jedną z ważnych kwestii jest ograniczenie własności intelektualnej. Może to obejmować dziedzinę, w której może być używany, oraz ograniczenia geograficzne. Licencjodawcy powinni również określić, czy zezwolą na jakąkolwiek edycję lub ulepszenie dzieła. Kolejnym ważnym elementem jest opłata licencyjna, w której obie strony powinny uzgodnić wysokość, częstotliwość i sposób płatności.
Kluczowe znaczenie w licencjonowaniu własności intelektualnej ma również rozstrzyganie sporów. W przypadku stwierdzenia, że licencjobiorca naruszył umowę, należy uzgodnić pewne konsekwencje, takie jak rekompensata finansowa lub rozwiązanie umowy. W niektórych przypadkach licencjodawca może określić, że jest uznawany za twórcę własności intelektualnej. Na przykład pisarze, fotografowie i twórcy obrazów, którzy udzielają licencji na swoje prace wydawnictwom, mogą wymagać podania przez autora.
Wielu twórców jest przywiązanych do swoich dzieł, ponieważ w proces tworzenia włożono dużo pracy i wiedzy. Licencjonowanie własności intelektualnej zapewnia twórcom miejsce, w którym mogą korzystać z ich własności, przy jednoczesnym zachowaniu na niej wyłączności rynkowej. Podobnie licencjobiorcy mogą również czerpać korzyści z korzystania z IP bez konieczności podejmowania takiego wysiłku, jak licencjodawca. Najlepiej, aby obie strony uzyskały przedstawicieli prawnych przy udzielaniu licencji na własność intelektualną. Ma to na celu zapewnienie licencjobiorcy ochrony własności intelektualnej oraz zapewnienie licencjodawcy odpowiedniego odszkodowania.