Zarządzanie front office w hotelu to zadania i czynności związane z obsługą punktów obsługi w hotelach i motelach. Zadania są często zróżnicowane i obejmują szereg ważnych elementów, które dostarczają informacji kierownictwu wyższego szczebla. Kilka typowych zadań obejmuje podstawową księgowość, obsługę spraw i problemów klientów oraz obsługę standardowego utrzymania hotelu. Kierownictwo recepcji hotelu może być również odpowiedzialne za zatrudnianie, szkolenie i planowanie pracowników w okolicy. Stanowiska te mogą obejmować urzędników, audytorów nocnych, personel obsługi i ekipy sprzątające.
Zadania księgowe obejmują szufladę kasową, zarządzanie paragonami za wynajmowane pokoje i drobne wydatki gotówkowe dla hotelu. Zapewniają one, że hotel może odpowiednio zbilansować i rozliczyć pieniądze otrzymane od klientów. Kierownictwo recepcji hotelu może w rzeczywistości nie wykonać wszystkich standardowych zadań księgowych. W niektórych przypadkach kierownik może po prostu nadzorować proces i upewnić się, że jest on zarówno dokładny, jak i prawidłowy. Ten rozdział oznacza również silny podział obowiązków, co pomaga zapobiegać defraudacji lub oszustwom.
Klienci są siłą napędową biznesu, zwłaszcza hoteli. Jako firma usługowa, zarządzanie front office w hotelu pomaga w rozwiązywaniu różnych problemów klientów. Chociaż większość z nich jest dość podstawowa i pomaga zapewnić przyjemny pobyt, od czasu do czasu pojawia się poważny problem. Kierownik recepcji hotelu musi znajdować się w centrum tych problemów i zapobiegać wszelkim negatywnym problemom, zanim naprawdę się zaczną. Niezastosowanie się do tego może skutkować potencjalnie negatywnymi komentarzami pod adresem hotelu i jego personelu, co może być jeszcze większym problemem.
Utrzymanie hotelu to niekończący się proces. Hotele mogą być czasami bardzo zajęte, zwłaszcza w szczycie sezonu turystycznego. Kierownictwo recepcji hotelu dokonuje przeglądu problemów związanych z konserwacją i składa prośby o naprawę lub wymianę elementów. Kierownik jest również odpowiedzialny za terminowe załatwienie tych spraw. Na przykład opóźniona konserwacja basenu może odciągnąć klientów od hotelu, obniżając dochody firmy.
Każda inna sprawa może szybko stać się odpowiedzialnością za zarządzanie hotelową recepcją. Jako menedżer często nie ma końca codziennym zadaniom, które mogą się pojawić. Obejmują one przygotowywanie się do spotkań biznesowych, obsługę poczty i paczek, przeglądanie rezerwacji czy sprawdzanie sprzątanych pokoi. Krótko mówiąc, ta osoba jest osobą odpowiedzialną za prawidłowe działanie i sprawne działanie w hotelu.