Protokoły są notatkami, które służą do prowadzenia rejestru spotkania biznesowego lub grupowego. Zwykle nagrywa je jedna nominowana osoba, chociaż może się to zmieniać w zależności od spotkania. Protokół ze spotkania powinien zawierać informacje o tym, gdzie i kiedy odbyło się spotkanie, kto był obecny, o czym na spotkaniu dyskutowano oraz jakie uzgodnienia i decyzje zostały podjęte.
Poza treścią biznesową, format protokołu zwykle nie zmienia się ze spotkania na spotkanie. Protokół powinien rozpoczynać się od miejsca, w którym odbywa się spotkanie i daty spotkania. Należy również odnotować czas spotkania wraz z nazwą firmy lub stowarzyszenia. Osoby obecne na spotkaniu powinny być rejestrowane, jak również osoby nieobecne. Protokoły z posiedzeń są zwykle rozdawane zarówno obecnym, jak i nieobecnym delegatom.
Kolejnym punktem będzie zatwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia. Powinna również istnieć sekcja poświęcona wszelkim sprawom, które pojawiają się w związku z protokołem ostatniego posiedzenia. Zazwyczaj członkowie, którzy byli nieobecni na ostatnim spotkaniu, będą mieli kilka kwestii do poruszenia.
Następne w protokole będą punkty porządku obrad. Uwzględnią one główne punkty do omówienia na spotkaniu. Podjęte decyzje i porozumienia również zostaną odnotowane w tym momencie.
Osoba sporządzająca protokół nie powinna starać się zapisywać każdego punktu lub dyskusji poczynionej na spotkaniu. Te notatki nie są dokładną kopią każdego wypowiedzianego słowa, a jedynie ważne decyzje i umowy muszą być zapisane. W protokole należy również odnotować nazwisko każdej osoby zgłaszającej wniosek lub punkt biznesowy.
Protokół spotkania powinien zawierać informację, którzy uczestnicy byli za lub przeciw niektórym decyzjom i porozumieniom. W przypadku głosowania w danej sprawie w protokole należy odnotować, kto głosował za lub przeciw, a także nazwiska osób wstrzymujących się i sposób głosowania.
Jednym z końcowych punktów powinien być każdy inny wniosek biznesowy. Daje to ludziom szansę na przedstawienie swoich poglądów lub przekazanie punktów innym delegatom. Na koniec należy odnotować datę, miejsce i godzinę następnego spotkania oraz nazwisko osoby sporządzającej protokół.
Protokół spotkania należy spisać jak najszybciej po spotkaniu, aby osoba, która sporządzała notatki, zachowała świeżość w pamięci. Kopię protokołu należy rozdać wszystkim członkom grupy — zarówno obecnym, jak i nieobecnym — przed kolejnym spotkaniem. To da członkom odpowiednią ilość czasu na przygotowanie.