Protokoły ze spotkań to pisemny zapis głównych tematów i decyzji podjętych podczas spotkania. Na formalnym posiedzeniu Rady Dyrektorów sekretarz Rady jest zwykle odpowiedzialny za spisanie protokołu z posiedzenia, które następnie uznaje się za ważne dokumenty prawne. Wiele spotkań rozpoczyna się przeglądem protokołu z ostatniego spotkania, który jest umieszczony wysoko w programie spotkania. Jeśli uczestnicy spotkania zgodzą się, że te protokoły dokładnie odzwierciedlają to, co wydarzyło się podczas ostatniego spotkania, zostaną one oficjalnie zatwierdzone na bieżącym spotkaniu.
Osoba odpowiedzialna za rejestrowanie protokołów ze spotkań często zapisuje najistotniejsze punkty, które pojawiają się podczas spotkania, takie jak to, jakie ważne tematy zostały omówione, jakie ważne wypowiedzi i pytania zostały poruszone i przez kogo, oraz jakie elementy działania lub zadania wynikły ze spotkania i do kogo zostały przydzielone. Notatki te, pisane stenograficznie, są następnie wpisywane do formalnego dokumentu, czasami przez osobę inną niż osoba sporządzająca notatki, a dokument jest przechowywany jako zapis postępów spotkania. Osoba wyznaczona do sporządzania protokołów będzie czasami nagrywać spotkanie na magnetofonie zamiast lub oprócz sporządzania odręcznych notatek. Taśmę można następnie podłączyć do dyktafonu w celu przepisania nagrania na dokument z formalnego protokołu.
Dokument z formalnym protokołem spotkania zazwyczaj zaczyna się od podania nazwy firmy lub organizacji; miejsce, czas i datę spotkania; oraz listę osób obecnych na spotkaniu (uczestników). Następnie w protokole należy wskazać w formie akapitu lub wypunktowania, jakie tematy były poruszane na spotkaniu, spisane w kolejności, w jakiej były omawiane. Gdy jakaś ważna uwaga zostanie poruszona przez osobę, nazwisko mówcy powinno być przypisane do tego punktu, tak jak zostało to zapisane w protokole. Parafrazowanie wypowiedzi mówcy jest ogólnie dopuszczalne w minutach zamiast dosłownych cytatów.
Ponieważ nie wszystko, co zostało powiedziane podczas spotkania, może lub powinno być zawarte w protokole, dobrą zasadą jest zapewnienie, że wszelkie oficjalne decyzje i uchwały podjęte przez organizację mają najwyższy priorytet. Do protokołu należy również dołączyć wszelkie sprawozdania finansowe lub sprawozdania, które zostały przedstawione na posiedzeniu lub poruszane kwestie prawne.