Administrator miasta to osoba, która jest ogólnie odpowiedzialna za nadzór nad wszystkimi wydziałami miasta w imieniu rady lub burmistrza. Administrator zazwyczaj zajmuje stanowisko w pełnym wymiarze godzin, nawet jeśli burmistrz i rada są uważane za pracę w niepełnym wymiarze godzin. Zarządca miasta działa również jako łącznik między dyrektorami departamentów a radą, zapewniając w ten sposób bezpośrednie połączenie i rzecznika dla obu grup. W niektórych miastach administrator miasta może być również bezpośrednio odpowiedzialny za dział finansowy.
Jednym z głównych zadań administratora miasta, znanego również jako zarządca miasta, jest upewnienie się, że wszystkie inne wydziały miasta działają zgodnie z oczekiwaniami. Administrator pomoże kierownikom działów w utrzymaniu budżetu, wyznaczeniu celów i upewnieniu się, że wszystkie działy działają jako spójna jednostka dla obywateli lub mieszkańców miasta. Administrator często odbywa cotygodniowe spotkania z departamentami zaangażowanymi w administrację miasta.
W wielu przypadkach osoby, które mają obawy lub zastrzeżenia co do sposobu, w jaki miasto zajmuje się daną sprawą, mogą odwołać się do administratora miasta. W zależności od hierarchii we władzach miasta mogą wystąpić kroki, zanim dotrze do głównego administratora. Na przykład niektóre miasta mogą mieć asystentów administratorów miast. To, czy istnieje asystent administratora, zależy na ogół od wielkości miasta i trudności, jakie jedna osoba ma z obsługą wszystkich obszarów pracy.
Oprócz odbywania cotygodniowych spotkań z dyrektorami departamentów i działania jako droga odwoławcza dla społeczeństwa, administrator miasta będzie również zazwyczaj odgrywał aktywną rolę w opracowywaniu ogólnego budżetu. Administrator miasta często bardzo blisko współpracuje z dyrektorem finansowym, aby przejrzeć liczby, przewidzieć dochody i określić, na jaki budżet miasto może sobie pozwolić na następny rok podatkowy. Rada ma oczywiście ostatnie słowo, ale wójt i dyrektor finansowy mogą mieć znaczący wpływ na te decyzje.
Niektóre miasta oczekują, że ich administratorzy staną się ważnym członkiem społeczności, który jest bardzo widoczny. Inne miasta wolą, aby taką rolę przejął ktoś taki jak burmistrz lub nawet poszczególni członkowie rady. Jeśli miasto oczekuje od menedżera, aby był dobrze widoczny publicznie, prawdopodobnie będzie to wiązało się z współpracą z mediami, a także przystąpieniem do różnych organizacji społecznych i klubów w społeczności.
Oprócz tych obowiązków, administrator naczelny w mieście może również odgrywać kluczową rolę w kwestiach dyscypliny pracowniczej. Jeśli pracownik odwoła się od postępowania dyscyplinarnego od bezpośredniego przełożonego lub dyrektora działu, sprawa zostanie prawdopodobnie rozpatrzona przez administratora, który może działać jak mediator między dwiema stronami. Chociaż może to nie zająć dużo czasu, jest to kolejny obowiązek, z którym od czasu do czasu musi się uporać wielu administratorów.