Osoby, które pracują jako administratorzy wynagrodzeń, często są odpowiedzialne za śledzenie godzin pracy pracowników i upewnianie się, że otrzymują odpowiednie wynagrodzenie. Specjaliści ci mogą być również odpowiedzialni za śledzenie usług, z których korzysta organizacja, takich jak dostawy materiałów, i upewnianie się, że dostawcy i dostawcy otrzymują wynagrodzenie za swoje usługi. W niektórych przypadkach administrator wynagrodzeń może działać jako księgowy. Jest odpowiedzialny za upewnienie się, że wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie zgodnie z prawem i przepisami ustanowionymi przez agencje rządowe. W tych scenariuszach administrator płac może również brać udział w procesach audytu i budżetowania.
Kwalifikacje wymagane przez firmy od administratorów wynagrodzeń różnią się w zależności od zadań, za których wykonanie są odpowiedzialni. Na przykład firmy, w których administrator płac musi wprowadzać tylko dane dotyczące godzin przepracowanych przez pracowników, mogą potrzebować jedynie stopnia lub doświadczenia współpracownika przy wprowadzaniu danych w środowisku biurowym. W organizacjach, w których od administratorów wynagrodzeń oczekuje się, że będą działać jako członkowie działów księgowości lub planowania finansowego, często muszą oni mieć formalne wykształcenie akademickie w dziedzinach takich jak finanse lub rachunkowość. Administratorzy płac wyższego szczebla mogą również skorzystać z wieloletniego doświadczenia w działach księgowych lub płacowych, a także z zdobywania fachowych certyfikatów księgowych.
Duża część pracy administratora płac obejmuje wprowadzanie danych i przeglądanie ich w celu upewnienia się, że są spójne. Innymi słowy, administratorzy płac mogą mierzyć rzeczywiste koszty w stosunku do prognozowanych szacunków i określać, w jaki sposób i dlaczego te wartości mogą się różnić. Często zdarza się również, że administrator płac ustala budżety i szacunki dotyczące robocizny i upewnia się, że pracownicy przepracowują odpowiednią liczbę godzin.
Kiedy administrator płac pracuje dla taksówki, limuzyny lub innego rodzaju usługi transportowej, jest odpowiedzialny za zbieranie i wprowadzanie danych kierowcy. Ten rodzaj zawodowca może używać liczników lub oprogramowania do określania, jak daleko przejechał kierowca i ilu pasażerów zabrał. Administrator może następnie obliczyć, ile organizacja jest winna kierowcom za swoje usługi.
Administrator wynagrodzeń często występuje w roli negocjatora. Kiedy tego rodzaju profesjonalista jest odpowiedzialny za płacenie dostawcom i innym usługodawcom, może upewnić się, że przestrzegane są warunki umowy, a koszty i warunki świadczenia usług są satysfakcjonujące dla obu stron. Jest to również normalne, że administrator płac w dziale płac pomaga pracownikom, którzy uważają, że otrzymali zaniżone wynagrodzenie lub chcą mieć pozwolenie na pracę w godzinach nadliczbowych.