Dostępnych jest wiele kategorii pracy urzędnika ds. płac, z których wszystkie wymagają umiejętności obsługi komputera, zmysłu biznesowego i ścisłego przestrzegania poufności. Osoba, która chce wejść na księgowość, wiele osób znajduje pracę na poziomie podstawowym jako urzędnik ds. płac lub asystent i wspina się na stanowisko kierownicze lub nadzorcze. Inni, którzy mogą mieć stopień naukowy współpracownika lub licencjata z rachunkowości lub biznesu, mogą znaleźć stanowisko administratora płac, menedżera lub starszego lekarza.
Asystent urzędnika ds. płac to jedno z podstawowych zadań urzędnika ds. płac dla osób zainteresowanych obliczaniem i utrzymywaniem rekordów danych odpowiadających wynagrodzeniu, zyskom firmy, podatkom i wydatkom. Na tym poziomie urzędnik ds. płac może obliczać godziny pracy i pensje pracowników, potrącać podatek, składki na ubezpieczenie społeczne i wystawiać czeki. W firmie, która prowadzi rejestry i godziny pracy pracowników za pośrednictwem systemów komputerowych, urzędnik ds. płac może być odpowiedzialny za sprawdzenie poprawności danych, w tym urlopów pracowniczych i zwolnień chorobowych, przed przetworzeniem wypłat wynagrodzeń. To stanowisko pracy zwykle wymaga jedynie dyplomu ukończenia szkoły średniej, ponieważ wielu pracodawców oferuje szkolenia w miejscu pracy, ale niezbędne są doskonałe umiejętności matematyczne. Idealny kandydat będzie miał jakieś doświadczenie biurowe.
Księgowy lub analityk ds. płac to bardziej złożona praca niż pracownik płacowy na poziomie podstawowym. Ta praca wymaga, aby pracownik przeprowadzał zapytania, doradzał działowi płac w złożonych transakcjach, kierował audytami wewnętrznymi oraz organizował i przedstawiał materiały audytorom zewnętrznym. Kandydat do tego typu pracy będzie na ogół posiadał tytuł licencjata z rachunkowości i co najmniej dwuletnie doświadczenie w tej dziedzinie. Pracodawcy, którzy chcą objąć tego typu stanowiska urzędnika ds. płac, zazwyczaj preferują certyfikat Fundamental Payroll (FPC).
Po stronie informatycznej większe działy mogą zatrudniać pracowników płacowych, którzy koncentrują się na wprowadzaniu danych. Osoby te są zwykle nazywane podmiotami przetwarzającymi dane lub operatorami wejścia. Ogólnie rzecz biorąc, znajomość listy płac nie jest konieczna w przypadku tych stanowisk pracy urzędnika ds. płac, ale wymagane jest pewnego rodzaju doświadczenie w zakresie wprowadzania danych.
W organizacji zatrudniającej więcej niż trzech pracowników w dziale księgowości, zadania płacowe mogą być przydzielane jako praktycy księgowi na różnych poziomach lub pracownicy działu płac. Specjaliści na poziomie podstawowym zwykle postępują zgodnie ze standardowymi procedurami prowadzenia i wystawiania list płac i ewidencji, podczas gdy praktycy wyższego szczebla zwykle zajmują się bardziej złożonymi zadaniami i szkolą pracowników księgowych na poziomie podstawowym i średniozaawansowanym w ramach działu. Często stanowiska pracy urzędnika ds. płac w bardzo dużej firmie są klasyfikowane według specjalizacji. Na przykład niektórzy urzędnicy zajmują się tylko określonymi obszarami płac, takimi jak roczne programy premiowe lub prowizje od sprzedaży.
W miarę jak firmy rosną i rozwijają się, urzędnicy ds. płac muszą prowadzić ewidencję związaną z większymi działami, świadczeniami i zatrudnianiem pracowników. Podczas gdy rutynowe części tego rodzaju pracy są powtarzalne, ponieważ urzędnik ds. wynagrodzeń pracuje i poszerza swoje umiejętności i praktykę, często może znaleźć wiele możliwości rozwoju wraz z firmą. Ktoś, kto zajmuje się tą dziedziną, może być w stanie zdobyć stanowisko kierownika ds. płac.