Każdy pracodawca, duży czy mały, musi zapewnić swoim pracownikom okresowe wypłaty wynagrodzeń, prowizji i pensji. Złożona praca w Stanach Zjednoczonych, przygotowanie listy płac przedsiębiorstwa składa się z szeregu różnych zadań, w tym weryfikacji wynagrodzeń należnych pracownikom, naliczania podatków dochodowych i od wynagrodzeń do potrącenia z wynagrodzenia oraz obliczania innych kwot do potrącenia . Chociaż pozornie przyziemne zadanie, którego podstawowe elementy pozostają niezmienione z tygodnia na tydzień, przygotowanie listy płac jest absolutnie krytycznym elementem sukcesu każdej firmy, ponieważ problemy z listą płac prowadzą do dramatycznego spadku morale pracowników.
Pierwszym elementem prawidłowego przygotowania listy płac jest ustalenie, ile każdy pracownik ma otrzymać. Najłatwiej jest zapłacić pracownikom etatowym, ponieważ co tydzień otrzymują taką samą kwotę. Pracownicy godzinowi zazwyczaj rejestrują czas rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie ewidencji czasu pracy, a te zapisy są wykorzystywane do obliczania ich wynagrodzenia. Czynnikiem komplikującym przy obliczaniu wynagrodzenia godzinowego są nadgodziny, wypłacane tylko pracownikom godzinowym, ale według stawki wyższej niż ich normalne wynagrodzenie. Wynagradzani pracownicy są zwykle wynagradzani na podstawie ich sprzedaży, co wymaga terminowego dostarczania do działu płac odpowiednich danych dotyczących sprzedaży dla każdego sprzedawcy. Obliczanie prowizji może być skomplikowane, gdy sprzedawcy pracują razem nad sprzedażą i dzielą prowizję, a także przy różnych stawkach prowizji dla różnych produktów.
Niektórzy pracodawcy doliczają również dodatki do wynagrodzenia swoich pracowników w formie premii, wynagrodzenia urlopowego, płatnego urlopu i zasiłku chorobowego, które podlegają opodatkowaniu, oraz zwrotu kosztów prowadzenia działalności, które generalnie nie podlegają opodatkowaniu. Inne korekty wynagrodzeń pracowników, które mogą być przetwarzane przez listę płac, to zwrot kosztów przeprowadzki oraz wypłata dodatków samochodowych i benzynowych. Istnieją również różne ustalenia mające na celu uregulowanie wynagrodzeń sprzedawców otrzymujących zlecenia, aby pomóc im radzić sobie z ekstremalnymi wysokimi i niskimi wynagrodzeniami okresowymi, które charakteryzują wynagrodzenia sprzedawców otrzymujących zlecenia.
Po ustaleniu dochodu dla każdego pracownika należy obliczyć potrącenia i potrącenia. Podatki od wynagrodzeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, opieki zdrowotnej, bezrobocia, niepełnosprawności i odszkodowań dla pracowników muszą być potrącane z każdego wynagrodzenia podlegającego ustawowym wymogom i limitom, a podatki dochodowe muszą być potrącane z wynagrodzenia wszystkich pracowników, których wynagrodzenie przekracza ustawowy próg. Należy również obliczyć dobrowolne potrącenia, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne, składki na konta oszczędnościowe emerytalne, konta elastycznych wydatków i inne pozycje. Istotnym elementem przygotowania listy płac jest ustalenie, jakie korekty, czy potrącenia czy uzupełnienia mają miejsce przed naliczeniem i potrąceniem podatku dochodowego, a jakie później. Pomyłka w ustaleniu może prowadzić do dokuczliwych konsekwencji podatkowych dla pracownika.
Po całkowitym przygotowaniu listy płac należy ją przetworzyć. Przetwarzanie i produkcja list płac stały się w Stanach Zjednoczonych procesem wysoce zautomatyzowanym, a wiele list płac jest przetwarzanych przez zewnętrznych wykonawców. Niezależnie od tego, czy jest wykonywany we własnym zakresie, czy przez zewnętrznego wykonawcę, proces ten generuje indywidualne papierowe czeki wypłat, a także bezpośrednie wpłaty na konta bankowe pracowników. Ponadto przygotowanie listy płac obejmuje tworzenie szczegółowych i zbiorczych zestawień do deponowania kwot niezbędnych do pokrycia czeków i wpłat bezpośrednich, a także do zapłaty podatków i innych płatności na rzecz odpowiednich agencji rządowych lub przewoźników ubezpieczeniowych. Osoby odpowiedzialne za przygotowanie listy płac muszą przekazać te informacje do działu finansów lub rozrachunków z dostawcami pracodawcy, którego zadaniem jest zapewnienie, że środki na płace pracownikom są dostępne i odpowiednio zdeponowane. Przetwarzanie listy płac obejmuje również gromadzenie danych niezbędnych do sporządzania okresowych sprawozdań finansowych firmy oraz sporządzania rocznych zeznań podatkowych pracowników. Każda lista płac jest wyjątkowa i musi być odpowiednio i dokładnie przygotowana, zanim będzie mogła zostać przetworzona, czy to wewnętrznie, czy przez stronę trzecią.