Archiwista zdjęć jest zazwyczaj odpowiedzialny za uporządkowanie grupy zdjęć w sposób kompleksowy i znaczący. Można to osiągnąć na wiele różnych sposobów, między innymi w kolejności chronologicznej i organizacji zdjęć w kategorie na podstawie tematu lub fotografa. Gdy organizacja jest już gotowa, archiwista jest często odpowiedzialny za zapewnienie, że znaczenie i cel różnych obrazów są uchwycone poprzez złożenie zapisów i notacji dla każdego obrazu. Archiwista zdjęć może również pracować na nośniku cyfrowym, wykorzystując cyfrowe zdjęcia i pliki komputerowe do organizowania danych w znaczący i skuteczny sposób.
Obowiązki fotoarchiwisty mogą się nieco różnić w zależności od konkretnych potrzeb organizacji zatrudniającej. Generalnie jednak praca archiwisty często zaczyna się od zebrania i uporządkowania szeregu fotografii wchodzących w skład kolekcji. To początkowe zadanie może być niezwykle złożone, jeśli grupa ma tysiące, a nawet miliony zdjęć, które należy zarchiwizować i udostępnić.
Właściwe zorganizowanie przez fotoarchiwistę często polega nie tylko na zestawieniu różnych zdjęć, ale także określeniu najlepszego sposobu ich uporządkowania. Może to zależeć od sposobu, w jaki organizacja chce archiwizować zdjęcia, chociaż kolejność chronologiczna jest dość powszechna. Ustalenie właściwej chronologii zdjęć może być jednak trudne, dlatego można zastosować dodatkowe metody. Zdjęcia mogą być uporządkowane według tematów lub osoby, która je zrobiła, lub posortowane według wielu kategorii o różnym stopniu ważności.
Kiedy obrazy są właściwie zorganizowane, fotoarchiwista zwykle ustala ich znaczenie lub cel. Na przykład zebranym zdjęciom mogą towarzyszyć adnotacje wskazujące, kto wykonał każde zdjęcie i temat każdego z nich. Można podać dodatkowe informacje, aby to rozwinąć, często podając szczegóły dotyczące znaczenia fotografowanego obiektu lub jego przeznaczenia. Gwarantuje to, że obrazy w archiwum zachowają znaczenie w przyszłości.
Archiwista zdjęć może również pracować ze zdjęciami cyfrowymi, organizując i dodając do nich notatki na nośniku cyfrowym. Można to zrobić wyłącznie na komputerze, za pomocą archiwisty dodawania notatek do plików cyfrowych, organizowania zdjęć w różne podfoldery i przechowywania zdjęć na dysku twardym. Taka archiwizacja może również obejmować nośniki zewnętrzne, w tym korzystanie z dodatkowych urządzeń pamięci masowej lub dysków multimedialnych. Gwarantuje to, że zapis zdjęć i notatek jest przechowywany przez fotoarchiwistę zarówno w kopii zapasowej, jak iw oryginale.