Oficer depozytowy to neutralna strona trzecia, która przechowuje środki przechodzące między kupującym, sprzedającym lub pożyczkodawcą. Rachunek prowadzony przez funkcjonariusza nosi nazwę rachunku powierniczego. Rachunki powiernicze funkcjonują zarówno jako narzędzie negocjacji w dobrej wierze, jak i narzędzie bezpieczeństwa; pokazują szczere zaangażowanie strony płacącej w transakcję, blokując środki gwarantowane dla strony otrzymującej. Funkcjonariusze escrow mogą być również urzędnikami ds. kredytów, którzy zakładają rachunki do przechowywania środków wykorzystywanych do spłaty kredytu hipotecznego, ubezpieczenia i podatków od nieruchomości. Agenci Escrow mogą również nadzorować inne aspekty transakcji, takie jak podpisywanie dokumentów, wdrożenie ubezpieczenia tytułu własności w przypadku nieruchomości i inne procesy związane z zamknięciem transakcji. Innymi słowy, pracownik escrow pomaga zapewnić, że wszystko, co jest związane z transakcją, przebiega zgodnie z prawem i uczciwie.
Korzystanie z usług oficera depozytowego wiąże się głównie z transakcjami dotyczącymi nieruchomości. Podczas zajmowania się mieniem, oficer escrow może być wykorzystany, gdy umowa jest w toku między sprzedającym a kupującym. Kupujący przekazuje urzędnikowi depozytowemu określoną kwotę, która jest deponowana na neutralnym koncie osoby trzeciej do momentu sfinalizowania transakcji, przy czym wszystkie środki są przekazywane sprzedającemu. Funkcjonariusze depozytowi mogą również obsługiwać depozyty pieniężne — inne niż zaliczka na kredyt hipoteczny — które są deponowane na rachunku powierniczym, aby pokazać sprzedającemu, że potencjalny nabywca poważnie podchodzi do kupna nieruchomości.
Rachunki powiernicze nieruchomości nie występują tylko między potencjalnym kupującym a sprzedającym; mogą funkcjonować dla każdej transakcji między dwiema stronami. Firma pożyczkowa, zamiast wypłacać pożyczkobiorcy ryczałt, może z czasem zwolnić część pożyczki za pośrednictwem rachunku powierniczego. Kiedy najemca wpłaca kaucję za czynsz, wynajmujący zazwyczaj przechowuje te środki na rachunku powierniczym, aby zagwarantować, że pieniądze najemcy są przechowywane w bezpiecznym i neutralnym miejscu. Jeśli chodzi o właściciela nieruchomości z hipoteką, rachunek powierniczy może zostać założony przez firmę udzielającą kredytów hipotecznych — działającą jako oficer depozytowy — w szczególności w celu przechowywania środków na spłatę rat hipotecznych, podatków od nieruchomości i ubezpieczenia.
Funkcjonariusze depozytu, jako neutralne strony trzecie, są na ogół przeszkoleni i wyposażeni do obsługi dowolnego aspektu transakcji. Pracownik depozytowy dla jednej transakcji może po prostu pomóc w przelaniu środków na zakup; inny oficer escrow może pomóc zająć się prawie każdym szczegółem transakcji od początku do końca. Funkcjonariusze depozytowi obsługują również bardziej skomplikowane transakcje, takie jak zastawy, w których jedna strona spłaca dług drugiej strony w zamian za płatności z odsetkami. Osoba poszukująca oficera escrow może zwykle znaleźć takiego, który pracuje dla firmy tytułowej lub instytucji finansowej.