Przedstawiciel ds. rozliczeń prowadzi bazy danych klientów, wystawia rachunki i obsługuje komunikację związaną ze sprawami rozliczeniowymi. Wiele przedsiębiorstw użyteczności publicznej, gabinetów lekarskich i podobnych dostawców usług korzysta z przedstawicieli ds. rozliczeń do zarządzania swoimi systemami rozliczeń i płatności. Zazwyczaj nie ma specjalnych wymagań edukacyjnych dotyczących tej pracy poza maturą, chociaż niektóre urzędy oczekują odpowiedniego doświadczenia w zakresie wsparcia administracyjnego i fakturowania. Oferty pracy mogą się różnić w zależności od doświadczenia, szkolenia i regionu.
Gdy przybywają nowi klienci lub klienci, przedstawiciel ds. rozliczeń rejestruje ich, zbierając podstawowe informacje, rejestrując je i odnotowując wszelkie szczególne wątpliwości. Może to obejmować uprawnienia do usług w ramach ubezpieczenia lub innych programów płatniczych. Przedstawiciele rozliczeniowi mogą udzielać porad, informując ludzi o ich obowiązkach, gdy akceptują produkty i usługi oraz oferując porady dotyczące redukcji wydatków. Na przykład, jeśli klient w gabinecie medycznym ma ubezpieczenie, przedstawiciel ds. fakturowania może doradzić uzyskanie wcześniejszej zgody na niektóre zabiegi lub zabiegi.
W miarę jak firma świadczy usługi, przedstawiciel ds. rozliczeń generuje rachunki i przesyła je do odpowiedniej strony. Może to być firma ubezpieczeniowa, agencja rządowa świadcząca usługi, pracodawca lub inny podmiot. Za wszelkie pozostałe należności na rachunku odpowiada klient. Przedstawiciele ds. rozliczeń mogą pracować nad planami płatności i innymi środkami do obsługi dużych i nieoczekiwanych rachunków. Utrzymują konta klientów w dobrej kondycji i utrzymują komunikację z klientami, którzy mają zaległe salda, aby zwiększyć szanse na odzyskanie salda w całości.
Ta praca może obejmować weryfikację ubezpieczenia, kontrole w celu upewnienia się, że klienci są ubezpieczeni oraz określenie charakteru ich ochrony. Przedstawiciele rozliczeniowi mogą potrzebować zapoznać się z praktykami kodowania stosowanymi do identyfikacji usług i procedur za pomocą znormalizowanego systemu. W niektórych przypadkach ta sama firma może korzystać z wielu systemów, w zależności od tego, gdzie trafiają rachunki. Firmy ubezpieczeniowe mogą na przykład mieć własne kody, które należy wprowadzić poprawnie, aby otrzymywać płatności.
Początkowe inkasa na kontach klientów, które wydają się być zaległe, mogą być obowiązkiem przedstawiciela ds. rozliczeń. Może to obejmować ustalenie prawidłowych danych kontaktowych, wystawienie wezwania do zapłaty oraz podanie informacji o metodach płatności. Jeśli klienci nie zareagują na próby windykacji, firma może odpłatnie przekazać je osobie trzeciej stosującej bardziej agresywne praktyki. Koncentrując się wyłącznie na windykacjach, w przeciwieństwie do przedstawiciela rozliczeniowego, który zajmuje się różnymi zadaniami, osoba trzecia może być w stanie zwiększyć wskaźnik windykacji.