Negocjator kontraktu pracuje nad osiągnięciem porozumienia między wszystkimi stronami kontraktu. Może to obejmować negocjowanie ceny lub kosztu, jeśli takie czynniki są częścią negocjacji. Może również zawierać terminy, takie jak terminy dostawy, mediacja i rozdzielność. Negocjatorem kontraktu może być strona neutralna, której jedynym celem jest osiągnięcie konsensusu. Może on również konkretnie reprezentować jedną lub więcej stron i być przede wszystkim zainteresowanym negocjowaniem umowy na ich korzyść.
Firmy, które przetwarzają wiele umów, mogą mieć wewnętrznych negocjatorów umów. Inne firmy mogą zatrudniać specjalistów. W wielu przypadkach tacy negocjatorzy są prawnikami lub mają określone wykształcenie prawnicze lub doświadczenie. Niektóre organy regulacyjne oferują certyfikaty i certyfikaty w negocjacjach.
Gdy negocjator kontraktowy nie reprezentuje jednej lub więcej określonych stron, powinien zachować neutralność. Pozwala to na rzetelny przegląd warunków i daje możliwość zasugerowania kompromisów, które działają dla wszystkich stron. W niektórych przypadkach taka neutralność jest wymagana, a naruszenie zasady neutralności, zwykle w postaci zapłaty pieniężnej lub innej rekompensaty przez jedną ze stron, może być karalne z mocy prawa.
W wielu sytuacjach jednak konkretna strona zatrudnia negocjatora umowy. Jego zadaniem jest ochrona interesów tej strony poprzez „wygranie” jak największej liczby punktów negocjacyjnych. Punkty te mogą dotyczyć różnych warunków umowy, modyfikacji sformułowań lub zmiany stawki wynagrodzenia lub harmonogramu dostawy.
Strony kontraktu często klasyfikują punkty negocjacji według ważności, a negocjator kontraktu musi zrozumieć, które punkty są krytyczne, a które mogą wiązać się z kompromisem. Często negocjator kontraktowy poświęca jeden lub więcej punktów „miło mieć”, aby zdobyć punkt „trzeba mieć”. Na przykład nabywca może preferować niższy koszt, dłuższe terminy płatności i szybszy harmonogram, ale najważniejszym czynnikiem może być harmonogram z powodu innych zobowiązań. Negocjator może poprosić o wszystkie trzy punkty, ale zgodzić się, aby koszty i warunki płatności pozostały w zamian za skrócony termin.
Znaczną część czasu negocjatora umowy spędzają na spotkaniach. Mogą to być spotkania prywatne z własnym klientem lub spotkania wielostronne, na których reprezentuje klienta. Może również uczestniczyć w wielostronnych sesjach negocjacyjnych z klientem.
Ponadto negocjator poświęca pewną ilość czasu na dokumentowanie umów i ustępstw. Może się to odbywać za pośrednictwem poczty e-mail, ale może również obejmować pocztę fizyczną. Dokumentacja umowy jest niezwykle ważna w przypadku sporów na kolejnych spotkaniach, dlatego negocjatorzy na ogół zapisują bardzo szczegółowe informacje o wszelkich rozmowach oraz terminach i godzinach.