Analiza porównawcza zamówień to proces mierzenia różnych czynników związanych z nabywaniem towarów przez organizację w odniesieniu do standardów branżowych. Może to obejmować takie elementy, jak koszt, dostawa i konta płatne za zakupione przedmioty. Celem jest ciągły rozwój i ułatwianie przestrzegania najlepszych praktyk branżowych.
Koszt jest jednym z najważniejszych celów analizy porównawczej zakupów. Proces może obejmować sporządzanie wytycznych dotyczących wydatków związanych z pozyskiwaniem materiałów i usług. Kolejnym czynnikiem do rozważenia są koszty wytworzenia każdego produktu. Proces ten może również obejmować przestrzeganie standardów obniżania cen poprzez ulepszanie różnych procedur.
Rachunkowość to kolejny kluczowy aspekt analizy porównawczej zamówień. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują typową wielkość zobowiązań, średni czas potrzebny na opłacenie faktury oraz koszty zarządzania tymi procesami. Okresowa analiza terminów płatności może być również konieczna w celu dostosowania przepływów pieniężnych w celu osiągnięcia poziomów odniesienia.
Benchmarking zamówień może również obejmować opracowanie wytycznych dotyczących jakości produktu. Złożoność tego procesu zależy od przedmiotu. Chociaż może istnieć standard branżowy dla pewnych cech, mogą istnieć również sposoby, w jakie organizacja będzie chciała prześcignąć swoich konkurentów pod względem jakości.
Inną ważną częścią analizy porównawczej zamówień jest dostawa. Obejmuje to tworzenie wytycznych dotyczących terminowości i dokładności zamówień. Powszechne jest również regularne ocenianie jakości materiałów dostarczanych w ramach tego procesu.
Po wdrożeniu systemu analizy porównawczej zakupów istnieje kilka sposobów, w jakie organizacja może utrzymać i usprawnić swoje działanie. Jednym z kluczowych zadań jest okresowe przeglądanie procesu udzielania zamówień w celu zapewnienia spełnienia kryteriów. Jeśli tak nie jest, zwykle wymagane będą dalsze przeglądy i analizy w celu ustalenia, jakie działania najlepiej poprawią sytuację. W miarę zmiany czynników branżowych, rynkowych i organizacyjnych konieczne będzie również dostosowanie wzorców.
Spełnienie kryteriów dotyczących zamówień będzie zazwyczaj wymagało również okresowej oceny dostawców. Może to obejmować analizę wydajności i porównanie jej z wynikami konkurencji dostawcy. Może to również obejmować porównanie cen, jakości i innych kluczowych elementów w celu ustalenia, czy organizacja uzyskuje optymalne korzyści z obecnej relacji z dostawcą. Spadek jakości, rozwój organizacyjny i zmiany na rynku mogą spowodować konieczność znalezienia nowego dostawcy, który będzie lepiej dopasowywał się do firmy i spełniał standardy.