Analiza przyczyn źródłowych to proces polegający na pytaniu i dochodzeniu, którego menedżerowie biznesowi używają do określenia prawdziwego źródła problemu. Stara się wyjść poza leczenie objawów problemu i izoluje faktyczną przyczynę. Podstawowym celem analizy przyczyn źródłowych jest zapobieganie ponownemu wystąpieniu problemu w przyszłości.
Firmy mogą uświadomić sobie problem w jednym ze swoich procesów na wielu etapach. Na przykład może to być wada w projekcie produktu, która pojawia się podczas testowania. Problem może się nie pojawić, dopóki produkt nie znajdzie się w rękach klienta, a firma otrzyma reklamację. Jeśli firma zostanie powiadomiona o problemie, gdy produkt znajdzie się w rękach klienta, spowoduje to wzrost kosztów.
Koszty rozwiązania problemu wzrastają, ponieważ klient może nie kupować produktów od firmy z powodu swojego niezadowolenia. Jeśli problem nie zostanie rozwiązany przez firmę w sposób zadowalający klienta, może to skutkować negatywną reklamą szeptaną. Klient może bardzo dobrze opowiedzieć swojej rodzinie, przyjaciołom i przypadkowym znajomym o swoich negatywnych doświadczeniach. Analiza przyczyn źródłowych ma na celu zapobieganie tego typu scenariuszom.
Zamiast obwiniać pracowników, analiza przyczyn źródłowych bada proces leżący u podstaw problemu. Na przykład, jeśli pracownik ulegnie wypadkowi podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych, menedżerowie firmy zagłębią się w ustalone procedury pracy i zasady dotyczące zadania, które doprowadziło do urazu. Menedżerowie mogą również potrzebować zbadać wszelki sprzęt, który był zaangażowany, w tym procedury jego konserwacji. Analiza przyczyn źródłowych nadal pyta, dlaczego doszło do urazu, i cofa się przez wszystkie zaangażowane procesy.
Jeśli menedżerowie ustalili, że wadliwy sprzęt doprowadził do obrażeń pracownika, zaczynali od wady sprzętu. Analiza może doprowadzić ich do odkrycia, że wadliwy sprzęt nie powinien był zostać użyty. Być może pracownik nie uznał go za wadliwy, ponieważ nie przeszedł odpowiedniego szkolenia. Analiza może dodatkowo ujawnić, że wadliwy sprzęt nie został wymieniony z powodu sporu między tym, który dział w firmie powinien być odpowiedzialny za zakup właściwego sprzętu.
Wyniki analizy przyczyn źródłowych ujawniły, że prawdziwą przyczyną była niechęć do wspierania współpracy między działami i wydawania niezbędnych środków na zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu, menedżerowie firmy musieliby najpierw upewnić się, że zakupiono odpowiedni sprzęt. Ponadto musieliby pracować nad stworzeniem środowiska, w którym oba działy postrzegałyby się nawzajem jako zespół, a nie jako przeciwników.