Rozliczenie automatyczne to czynność, w której fakturowanie towarów i usług odbywa się bez konieczności ręcznego sporządzania faktury. Wiele systemów bilingowych tego typu zapewnia możliwość generowania i wysyłania elektronicznych kopii faktur do klientów. Zastosowanie tego typu oprogramowania rozliczeniowego pozwala efektywniej zarządzać procesem fakturowania, oszczędzając firmie zarówno czas, jak i pieniądze.
Istnieje kilka funkcji, które są wspólne dla oprogramowania do automatycznego rozliczania. W większości przypadków oprogramowanie umożliwia tworzenie profili klientów, które zawierają wszystkie dane potrzebne do dokładnego przygotowania faktury. Dane te obejmują imię i nazwisko klienta, adres rozliczeniowy, kontakt rozliczeniowy oraz adres e-mail, jeśli faktura ma być przesłana drogą elektroniczną. W większości przypadków zautomatyzowany program rozliczeniowy będzie zbierać dane z innych źródeł, które mają związek z użytkowaniem klienta, lub umożliwia ręczne wprowadzanie zamówień po ich zrealizowaniu. Procesy w ramach systemu rozliczeniowego stosują następnie odpowiednie stawki dla każdego zamówienia i tworzą fakturę.
W zależności od konfiguracji automatycznego systemu rozliczeniowego, faktura może zostać wydrukowana wraz z towarzyszącą kopertą natychmiast po wygenerowaniu faktury. Istnieje jednak możliwość skonfigurowania oprogramowania tak, aby faktury były automatycznie drukowane o określonej porze dnia. Istnieje nawet kilka przykładów oprogramowania, które skłoni maszyny do złożenia faktury, włożenia jej do zaadresowanej koperty i zaklejenia koperty. Gdy jako medium dostarczania używany jest e-mail, system może przyspieszyć dostawę natychmiast po wygenerowaniu faktury lub zarządzać procesem poczty e-mail o określonej porze dnia, co pozwala właścicielom firm sprawdzać faktury przed ich wysłaniem.
Elektroniczne systemy rozliczeniowe tego typu czasami zawierają możliwość otrzymywania i stosowania płatności do zaległych faktur. Na przykład faktury e-mail mogą zawierać wbudowany link, który umożliwia klientowi natychmiastowe dokonanie płatności po otrzymaniu i przejrzeniu faktury. Zamiast wymagać od osoby fizycznej otrzymania płatności i ręcznego wprowadzenia jej do bazy danych Należności, oprogramowanie rozpoznaje płatność, stosuje ją do odpowiedniego numeru faktury i odlicza tę kwotę od salda konta klienta.
Zautomatyzowane rozliczanie działa bardzo dobrze w sytuacjach, gdy klient ma stałe zlecenie lub występuje cykliczna płatność, której należy zażądać co tydzień lub co miesiąc. Dzięki tej aplikacji system można skonfigurować tak, aby automatycznie generował stałe lub cykliczne faktury dla odpowiednich klientów, eliminując w ten sposób konieczność spędzania godzin przez jednego lub więcej pracowników na tym powtarzalnym zadaniu. Efektem końcowym jest to, że personel może być wykorzystywany do różnych funkcji, dzięki czemu dzień pracy jest bardziej produktywny, a tym samym opłacalny.
Korzystanie z automatycznego rozliczania jest dziś powszechne w firmach każdej wielkości. Różne rodzaje firm, od telekomunikacji po sklepy internetowe, czerpią korzyści z korzystania z tego typu oprogramowania. Oszczędzając czas i zasoby firmy, przedsiębiorstwa są w stanie obniżyć wydatki, a tym samym zachować większą konkurencyjność.