Automatyzacja procesów biznesowych lub BPA to strategia, która służy do optymalizacji i usprawnienia podstawowych procesów wykorzystywanych do prowadzenia firmy, przy użyciu najnowszych technologii do automatyzacji funkcji zaangażowanych w realizację tych procesów. Ideą stojącą za BPA jest umożliwienie firmie uzyskania jak największych korzyści poprzez wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów w jak najlepszy sposób, przy jednoczesnym utrzymaniu jak najniższych kosztów operacyjnych. Dzięki temu firma może generować większe zyski i osiągnąć poziom stabilności, który byłby trudny do osiągnięcia bez zastosowania automatyzacji.
Chociaż istnieje wiele różnych podejść do automatyzacji procesów biznesowych, większość strategii określa trzy zasadnicze etapy, które muszą mieć miejsce, aby automatyzacja zakończyła się sukcesem. Pierwszy etap to orkiestracja. Podczas tej fazy menedżerowie współpracują ze specjalistami ds. automatyzacji, takimi jak programiści technologii informatycznych, aby ocenić potrzeby firmy, zbadać specyfikę każdego sektora działalności biznesowej i określić, gdzie technologia może usprawnić kroki zaangażowane w każdym z tych sektorów . Podczas orkiestracji wszystkie zaangażowane strony starają się również ustalić, w jaki sposób każdy sektor może być bardziej efektywnie połączony przy użyciu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, co z kolei ma pozytywny wpływ na ogólny wysiłek produkcyjny. To tutaj definiowana jest strategia automatyzacji i przygotowywana do wdrożenia w kulturę firmy.
Po orkiestracji kolejna faza automatyzacji procesów biznesowych nazywana jest integracją. Na tym etapie każdy dział firmy jest stopniowo wprowadzany do nowej technologii. Po wprowadzeniu i funkcjonowaniu zaawansowania następny dział w procesie wdrażania jest adresowany, a sekwencja jest kontynuowana, aż wszystkie sektory firmy nie będą zaangażowane w automatyzację. To stopniowe podejście umożliwia szybkie identyfikowanie i wdrażanie wszelkich nieprzewidzianych problemów operacyjnych, które pojawiają się na każdym poziomie działu, przed rozszerzeniem automatyzacji o więcej działów. W idealnym przypadku oznacza to, że po zakończeniu wdrożenia każdy dział reaguje pozytywnie, zwiększając produktywność w wyniku nowych zautomatyzowanych procesów.
Ostatnia faza automatyzacji procesów biznesowych jest czasami określana jako dynamiczna integracja lub wykonanie. Jest to faza, w której obecnie ustanowione zautomatyzowane procesy w każdym dziale są dalej integrowane w celu dostarczania danych do innych działów. Na przykład w sytuacji w pełni funkcjonalnej automatyzacji procesów biznesowych dane z działu sprzedaży przepływają automatycznie do rozrachunków z odbiorcami, który z kolei udostępnia dane o zafakturowanych zamówieniach ze sprzedażą, różnymi poziomami zarządzania i innymi w organizacji, które potrzebują dostępu do tych danych . Wykonywanie na tym poziomie tworzy również dwukierunkowy przepływ danych, dzięki czemu sprzedawcy i menedżerowie sprzedaży mogą łatwo uzyskać dane o zamówieniach złożonych przez ich klientów, w tym daty wysyłki, daty wystawienia faktury oraz termin zapłaty tych faktur.
Przedsiębiorstwa dowolnej wielkości mogą skorzystać na automatyzacji procesów biznesowych. Zakładając, że zautomatyzowane procesy pomagają wykonywać funkcje w sposób bardziej wydajny niż procesy ręczne, firma obniża koszty operacyjne i jest w stanie dostarczać produkt po niższych kosztach. To z kolei oznacza większy zysk z każdej sprzedanej jednostki, co jest ważnym czynnikiem sukcesu niemal każdego przedsiębiorstwa.