Mapowanie procesów biznesowych to koncepcja wykorzystująca słowa pisane i układy wizualne do wyjaśnienia typowych funkcji. W miarę jak praktyka ta stała się bardziej popularna, opracowano szereg narzędzi do mapowania procesów biznesowych, aby ułatwić i przyspieszyć. Najszerzej stosowanym narzędziem jest oprogramowanie do mapowania procesów, które może zaoferować organizacji wiele korzyści, w tym możliwość dokumentowania istniejących procesów i zapewnienia ich skuteczności w osiąganiu celów biznesowych.
Narzędzia te mogą również zapewnić modelowanie procesów, które umożliwia wgląd w czasie rzeczywistym w to, jak proponowane zmiany mogą wpłynąć na istniejące procesy i ogólną funkcję biznesową. Kolejną zaletą oprogramowania jest pomoc w automatyzacji istniejących procesów i integracji ich w wielu obszarach działalności. Narzędzia mapujące mogą pomóc firmom w przestrzeganiu przepisów, takich jak ISO 9000, które mogą wymagać dokumentacji procesów systemu jakości.
Pierwszym krokiem w mapowaniu procesów biznesowych jest zwykle udokumentowanie istniejących procesów biznesowych. Narzędzia mapowania procesów biznesowych zapewniają możliwość tworzenia schematów blokowych i innych narzędzi, które wizualnie ilustrują istniejące procesy i ich wzajemne relacje. Po udokumentowaniu procesów można je analizować i przeglądać, aby upewnić się, że odpowiednio oddają rzeczywiste działania organizacji. Mapowanie procesów ułatwia również identyfikację nieefektywności i obszarów wymagających poprawy w ramach procesów.
Następnie biznes może stworzyć modele odwzorowanych procesów. Modelowanie umożliwia wdrożenie proponowanych zmian w systemie w hipotetycznych sytuacjach, co pozwala właścicielom procesów obserwować możliwe skutki zmiany i ocenić, czy skutecznie rozwiązuje ona nieefektywność, którą mogli zidentyfikować na pierwszym etapie. Posiadanie symulacji procesów pozwala na wdrożenie szeregu proponowanych zmian oraz obserwowanie i ocenę ich efektów przed faktycznymi zmianami organizacyjnymi.
Organizacje mogą również używać narzędzi do mapowania procesów biznesowych w celu automatyzacji istniejących funkcji, zwiększając wydajność i jednolitość w różnych działach. Oprogramowanie może pomóc systemom różnych działów „rozmawiać” ze sobą i udostępniać potrzebne informacje. Automatyzacja procesów często oszczędza czas i pieniądze oraz pomaga większym firmom wdrażać jednolite procesy przepływu pracy we wszystkich obszarach firmy.
Jednolitość może być konieczna dla organizacji, które muszą przestrzegać różnych przepisów, takich jak ISO 9000. Wiele agencji regulacyjnych wymaga, aby firmy dokumentowały swoje procesy i gwarantowały zgodność firmy. Narzędzia te mogą zapewnić niezbędną dokumentację, śledzić indywidualną zgodność i identyfikować obszary, w których potrzebne jest dodatkowe szkolenie.