Biuro stanu cywilnego jest agencją rządową, która przynajmniej prowadzi rejestr urodzeń i zgonów w ramach swojej jurysdykcji. W zależności od lokalnej polityki, biuro statystyk może również rejestrować i śledzić zarówno małżeństwa, jak i rozwody. Oprócz pełnienia funkcji repozytorium tych rejestrów, biuro stanu cywilnego może również publikować indeksy urodzeń, zgonów i małżeństw oraz dostarczać ważne informacje statystyczne innym organom rządowym, szkołom i instytutom badawczym. Wiele ważnych agencji statystycznych wydaje również kopie aktów urodzenia, zgonu i małżeństwa tym, którzy ich potrzebują i proszą o nie.
Kiedy rodzi się dziecko, jego narodziny są zazwyczaj rejestrowane w odpowiednim urzędzie państwowym, który wydaje mu akt urodzenia. Podobny proces ma miejsce w przypadku śmierci, małżeństwa lub rozwodu. W niektórych przypadkach dane te są pobierane bezpośrednio przez odpowiednie biuro stanu cywilnego lub przez lokalną agencję lub sąd, który następnie przekazuje informacje do biura stanu cywilnego. Informacje zawarte w tych rejestrach mogą być rejestrowane, indeksowane i udostępniane badaczom polityki społecznej, a także innym osobom zainteresowanym warunkami i zachowaniem mieszkańców lub mieszkańców danego obszaru. Na przykład w Stanach Zjednoczonych Centra Kontroli i Zapobiegania Chorobom mogą korzystać z Krajowego Systemu Statystyki Życiowej, dostarczanego przez stanowe biura statystyk życiowych, aby śledzić wskaźniki ciąż wśród nastolatek i zgonów płodów.
Dla obywateli prywatnych, którzy nie są zainteresowani polityką publiczną lub zdrowotną, biuro stanu cywilnego może być źródłem ważnych informacji tożsamościowych i genealogicznych. Jeśli dana osoba potrzebuje uwierzytelnionego lub urzędowego odpisu aktu urodzenia lub zgonu, zwykle musi poprosić o to swoje biuro stanu cywilnego. Niektóre urzędy stanu cywilnego mogą również rozpowszechniać akty małżeństwa i rozwodu, chociaż nie jest to prawdą we wszystkich miejscach, ponieważ akty te mogą być przechowywane w lokalnych sądach lub urzędach powiatowych. Mimo to urząd stanu cywilnego może prowadzić wykazy małżeństw i rozwodów, znane również jako indeksy, które mogą być przeszukiwane przez osoby, które potrzebują potwierdzenia małżeństwa lub rozwodu, ale nie potrzebują kopii zaświadczenia. W ostatnim czasie wiele urzędów stanu cywilnego w Stanach Zjednoczonych zaczęło współpracować z firmami zewnętrznymi w celu realizacji wniosków online o poświadczone kopie aktów urodzenia, zgonu i małżeństwa.