Jeśli pracujesz w domu, korzystając z komputera, modemu, faksu, poczty elektronicznej lub innych środków elektronicznych do wykonywania pracy i komunikowania się z miejscem pracy, pracujesz w wirtualnym biurze. Innymi słowy, pracujesz zdalnie. Mimo że wirtualny pracownik może korzystać z firmowego adresu e-mail, adresu korespondencyjnego i numeru wewnętrznego telefonu, nadal pracuje z zewnętrznej lokalizacji.
Jednak wirtualne biuro niekoniecznie musi być pokojem w domu danej osoby. Wystarczy laptop w hotelu, a nawet na plaży. W większości przypadków osoba, która pracuje w tego typu urzędzie, zostaje założona dzięki swojemu miejscu pracy. Cały sprzęt należy do biura domowego i po rozwiązaniu umowy musi zostać zwrócony przez tę firmę.
Pracownik wirtualnego biura niekoniecznie musi być pracownikiem. Może to być również ktoś, kto jest właścicielem własnej firmy i pracuje w domu lub w podróży za pośrednictwem laptopa i połączenia bezprzewodowego. Właścicielem biura może być również samodzielny kontrahent lub freelancer, niezwiązany z jednym konkretnym miejscem prowadzenia działalności.
Zalet wirtualnego biura jest wiele. Na przykład wiele kosztów ogólnych, takich jak energia elektryczna, jest ograniczanych lub ograniczanych do minimum w przypadku firmy z wirtualnymi pracownikami. Telepraca eliminuje również zatłoczone biura. Dodatkową korzyścią jest to, że wirtualny pracownik może zgodzić się na obniżenie wynagrodzenia w zamian za możliwość pracy poza domem.
Praca w takim biurze eliminuje frustrujące dojazdy. Pracownik biura wirtualnego może pracować w piżamie lub poce się, jeśli ma taką ochotę, eliminując koszt drogiej biznesowej garderoby. Wydatki, takie jak materiały biurowe, mogą zostać zafakturowane z powrotem do biura domowego lub odpisane od jego podatków. Telepraca może nawet wyeliminować wydatki na opiekę dzienną lub opiekunkę do dziecka w pełnym wymiarze godzin. Wirtualny pracownik jest w stanie pracować bez rozpraszania się ruchliwym biurem. Nie będą mu przeszkadzać telefony współpracowników, plotki w biurze ani spotkanie w ostatniej chwili.
Wirtualne biuro ma również wady. Praca w pojedynkę jest samotna i wielu wirtualnych pracowników tęskni za koleżeństwami biura. W domu jest też wiele rozrywek, takich jak lodówka, telefon, Internet, dzieci i sprawy sąsiedzkie. Potrzeba zdyscyplinowanej osoby, aby móc pracować w wirtualnej atmosferze.
Jeśli wirtualne biuro wydaje się być dobrym pomysłem w Twojej sytuacji, dobrze byłoby przeprowadzić wszystkie niezbędne badania. Skonfigurowanie wirtualnego biura może być kosztowne, ponieważ będziesz potrzebować całego niezbędnego sprzętu i oprogramowania. Dobrym pomysłem byłoby również zbadanie konsekwencji podatkowych zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jednak w większości przypadków korzyści znacznie przewyższają ryzyko.