Co to jest elektroniczna szafka na akta?

Elektroniczna szafka na akta może być albo metaforycznym odniesieniem do systemu przechowywania dokumentów i innych informacji na nośniku elektronicznym, takim jak komputerowy dysk twardy, albo może odnosić się do rzeczywistego oprogramowania, które pomaga w tworzeniu i utrzymywaniu zapisów elektronicznych. Wielokrotnie elektroniczna szafka na akta jest określana jako sposób cyfrowego przechowywania fizycznych dokumentów w celu zwiększenia wydajności wyszukiwania dokumentów lub zminimalizowania miejsca potrzebnego na fizyczne zapisy. Korzystanie z elektronicznego systemu archiwizacji może umożliwić wielu użytkownikom równoczesny dostęp do informacji bez tłoczenia się przed fizyczną szafką na akta, a także umożliwia zdalne udostępnianie zawartych w nich informacji za pośrednictwem połączeń sieciowych.

Nie ma jednej definicji tego, czym tak naprawdę jest elektroniczna szafka na akta; zamiast tego termin ten odnosi się ogólnie do korzystania z pamięci elektronicznej w sposób zbliżony do fizycznej szafki na akta. Na bardzo podstawowym poziomie pojedynczy katalog na dysku twardym komputera, który zawiera niektóre dokumenty lub inne pliki, jest technicznie elektroniczną kartoteką, ponieważ pliki są oddzielne, indeksowane, a czasem można je przeszukiwać za pomocą funkcji systemu operacyjnego. Bardzo zaawansowany elektroniczny system archiwizacji mógłby wykorzystywać system zarządzania relacyjnymi bazami danych (RDBMS), zasadniczo umożliwiający użytkownikom kategoryzowanie każdej informacji w ramach struktury, która może następnie wyszukiwać lub przywoływać informacje w określony sposób.

Istnieje wiele opcji dostępnych podczas korzystania z elektronicznej szafki na akta, których nie jest w stanie zapewnić szafa fizyczna. Całą szafkę na dokumenty, w zależności od jej wielkości, można skopiować na urządzenie cyfrowe lub na dysk CD, co pozwala na łatwe tworzenie kopii zapasowych, przenoszenie lub przenoszenie. Można go również udostępnić za pośrednictwem sieci, dzięki czemu wielu użytkowników może uzyskać do niego dostęp niezależnie od lokalizacji. Informacje w elektronicznym systemie archiwizacji mogą być chronione hasłem lub szyfrowane dla dodatkowego bezpieczeństwa. W niektórych przypadkach dokumenty w systemie elektronicznym można łatwo przeszukiwać według określonych słów kluczowych, dzięki czemu niektóre informacje są łatwiejsze do zlokalizowania niż w przypadku fizycznej szafki.

Niektóre aplikacje, które próbują zapewnić kompletny system zarządzania informacjami i dokumentami, można nazwać oprogramowaniem elektronicznej szafy na akta. Często obejmują one funkcje podobne do baz danych i opcje dostępu do sieci lub generowania raportów. W niektórych przypadkach aplikacja może indeksować całe zestawy dokumentów, dzięki czemu można je łatwo przeglądać za pomocą graficznego interfejsu użytkownika (GUI).

Czasami mogą pojawić się pewne problemy związane z korzystaniem z elektronicznej szafki na akta. Jednym z nich jest to, że jeśli informacje są pobierane ze źródeł internetowych, mogą wystąpić problemy z prawami autorskimi związane z przechowywaniem dokumentów bez zgody autorów. Inną kwestią, szczególnie w dziedzinach, w których obowiązują surowe przepisy dotyczące prywatności, jest to, że podstawowy system elektronicznych kartotek może nie zapewniać wszystkich wymaganych aspektów bezpieczeństwa i prywatności, co oznacza, że ​​może być konieczne zastosowanie bardziej intensywnego, specyficznego dla branży systemu dokumentacji elektronicznej. być wykorzystywane do danych wrażliwych.