Otwarta szafka na akta zapewnia otwartą i łatwo dostępną przestrzeń do przechowywania plików. Te foldery mogą być przechowywane poziomo lub pionowo, w zależności od ich rozmiaru i charakteru. Takie rozwiązania w zakresie archiwizacji mogą być przydatne w przypadku ustawień, w których ludzie potrzebują szybkiego dostępu do informacji lub obsługi plików o nadmiernej i nietypowej zawartości. Można je organizować na wiele sposobów, a wiele firm produkuje jednostki modułowe, które można łączyć w stosy lub spinać, aby ułatwić rozbudowę.
W tym projekcie pliki są jawnie eksponowane. W niektórych środowiskach może to stanowić problem z bezpieczeństwem. Na przykład gabinety medyczne często używają otwartej szafy na akta do przechowywania dokumentacji pacjenta, ponieważ ułatwia to ich wyciąganie. Aby zmniejszyć ryzyko narażenia informacji przechowywanych w środku, pliki mogą znajdować się w zamkniętym obszarze biurowym, do którego nie mogą wejść osoby postronne. Kodowanie można zastosować na bokach akt, aby utrudnić pacjentom odczytanie poufnych informacji, jeśli mogą przeglądać akta z poczekalni lub innego miejsca.
Wiele otwartych szafek na akta mieści pliki przechowywane pionowo, z zakładkami na końcu zawierającymi informacje o ich zawartości. Niektóre mają drzwi lub przesuwane panele, które pasują do akt, gdy szafka nie jest używana, aby chronić akta, podczas gdy inne mogą pozostać otwarte przez cały czas. Pracownicy biura mogą organizować pliki na różne sposoby i mogą oznaczać otwartą szafkę na akta informacjami, aby pomóc im zlokalizować określone pliki. Przesuwane nawiasy mogą na przykład pomieścić karty z informacjami o różnych sekcjach, a personel biurowy może przesuwać suwaki, gdy kolekcja plików zmienia się w czasie.
Inne są przeznaczone do przechowywania plików płaskich. Może to być przydatne w obiektach takich jak drukarki, gdzie pliki mogą zawierać duże klisze i negatywy używane do produkcji zadań drukowania. Tradycyjna zamknięta szafka na akta może nie pomieścić dużych przedmiotów. Otwarta szafka na akta umożliwia personelowi przechowywanie tych informacji w dostępnym miejscu, w którym mogą leżeć płasko, aby zminimalizować uszkodzenia. W przypadku konieczności ponownego wydrukowania pracy, mogą szybko wyciągnąć odpowiednie klisze i negatywy.
Ta metoda archiwizacji może być również używana do tymczasowego przechowywania plików. Na przykład otwarta szafka na akta na wózku na kółkach może pomieścić akta, gdy są one wyciągane w celach informacyjnych. Pracownicy mogą przenosić wózek przez obiekt, aby pobrać potrzebne im pliki i zwrócić je za pomocą tego samego koszyka.