Elektroniczna wymiana danych to narzędzie służące do ułatwienia przekazywania danych pomiędzy dwoma oddzielnymi systemami. Istnieje kilka zasad i protokołów związanych z tego rodzaju wymianą danych, które należy wcześniej skoordynować. Najczęstszym powodem ustanowienia elektronicznej wymiany danych jest zapewnienie bezpiecznego i taniego sposobu dostarczania poufnych informacji klientowi lub partnerowi biznesowemu. Ten rodzaj transferu danych jest często spotykany w bankowości, administracji rządowej lub innych branżach, w których wymagana jest duża ilość szczegółów.
Aby stworzyć elektroniczną wymianę danych, dostawca i odbiorca muszą być w częstej komunikacji. Ukończenie tego typu projektu zajmuje zwykle od czterech do sześciu tygodni poświęcenia obu stronom. Każda strona powinna zbudować zespół projektowy, w skład którego wchodzi programista lub programista, który ma doświadczenie w oprogramowaniu, które będzie odbierało lub przesyłało plik danych. Ponadto pracownicy ds. bezpieczeństwa lub infrastruktury często muszą określić, w jaki sposób informacje będą wymieniane i jakie protokoły bezpieczeństwa muszą być stosowane po obu stronach.
Pierwszym krokiem w rozwoju elektronicznej wymiany danych jest określenie formatu i układu przesyłanego pliku. Obejmuje to dokładne dane, które zostaną podane w pliku, datę wejścia w życie i częstotliwość wysyłania pliku. Na przykład plik danych książek zakupionych przez bibliotekę od wydawcy musi zawierać numer identyfikacyjny, ilość, kwotę, walutę, datę zakupu, numer konta klienta i unikalny identyfikator pliku. Format może się różnić, ale często jest to wartości oddzielone przecinkami (CSV) lub tekst (TXT).
Po potwierdzeniu formatu należy sprawdzić układ danych. W przypadku elektronicznej wymiany danych plik jest zazwyczaj przesyłany bezpośrednio do systemu komputerowego. Wymagany jest program do przetłumaczenia każdej kolumny danych w pliku na właściwe pole. To tłumaczenie jest często dość czasochłonne, zwłaszcza w przypadku pierwszego pliku. Po ustaleniu szablonu proces przebiega znacznie szybciej.
Kolejną kwestią, którą należy się zająć, jest bezpieczeństwo pliku i dostęp do różnych systemów. Najczęściej osiąga się to poprzez utworzenie witryny do przesyłania plików lub FTP. Ta strona jest tak naprawdę tylko dyskiem sieciowym dostępnym przez Internet. Nazwa użytkownika i hasło są dostarczane do nadawcy, który może następnie przesłać plik zgodnie z wymaganiami. Odbiorca jest powiadamiany, że plik jest dostępny, a następnie może pobrać plik ze strony i przesłać go do głównego systemu.