Formularz zgłoszeniowy sygnalisty służy do zgłaszania niewłaściwych działań rządu przez pracodawcę lub innych pracowników. Jest powszechnie używany przez pracowników do zgłaszania naruszeń przepisów regionalnych, których są świadkami w miejscu pracy, a w wielu jurysdykcjach obowiązują takie przepisy, jak ustawa o ochronie sygnalistów. Formularza często nie używa się do zgłaszania naruszeń, w przypadku których dostępne są inne środki zaradcze, wykraczające poza zakres przepisów dotyczących sygnalistów. Na przykład pracownik nie mógł użyć formularza do zgłoszenia dyskryminacji lub nękania przez pracodawcę. Kwestie te są często rozwiązywane poprzez składanie skarg do odpowiedniej agencji regulacyjnej, która często wszczyna dochodzenie i przeprowadza przesłuchania administracyjne.
W większości regionów obowiązuje ustawa o informowaniu o nieprawidłowościach, która ma chronić pracowników przed zgłaszaniem niewłaściwych działań rządowych. Agencje rządowe udostępniają pracownikom ogólny formularz zgłaszania naruszeń, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi sygnalistów. Sygnalista musi podać swoje dane kontaktowe oraz dane kontaktowe pracownika rządowego lub kierownika, którego dotyczy oskarżenie. W formularzu często pojawia się również prośba o szczegółowe informacje na temat działań, a osoba wypełniająca formularz może wpisać odpowiednie informacje o zaistniałej sytuacji. Na przykład często zadawane pytanie w formularzach brzmi: „Gdzie miało miejsce niewłaściwe działanie?”
Sygnaliści muszą dokonać rozróżnienia między sprawami personalnymi, które nie są chronione przez przepisy dotyczące sygnalistów, a niewłaściwymi działaniami rządu. Przykładami niewłaściwych działań są rażące marnotrawstwo środków publicznych, zmiana wyników badań naukowych oraz łamanie określonych praw. Formularz zgłoszeniowy sygnalisty służy do zgłaszania tych i podobnych działań. Sprawa personalna może obejmować molestowanie seksualne, dyskryminację rasową lub niewłaściwe słowne nagany. Istnieją formularze umożliwiające zgłaszanie tych zachowań, ale osoby często nie mogą w takich przypadkach skorzystać z formularza zgłaszania nieprawidłowości.
Pracodawcy nie mogą podejmować działań odwetowych wobec pracowników, którzy wypełniają i przesyłają formularz zgłoszeniowy sygnalisty. Niektóre działania odwetowe obejmują zwolnienie lub degradację pracownika, dyskryminowanie go i grożenie jej. Pracodawcy, którzy to robią, naruszają przepisy dotyczące sygnalistów i mogą ponosić odpowiedzialność za szkody. Formularz może również wymagać podania nazwisk świadków w celu potwierdzenia zarzutów, a świadkowie ci są często chronieni przed odwetem ze strony pracodawcy.
Pracownik, który nie czuje się komfortowo samodzielnie wypełniając formularz, może w niektórych regionach uzyskać pomoc prawnika, aby wypełnić go w jego imieniu. Na przykład formularz zgłoszeniowy sygnalisty może wymagać dokumentów potwierdzających i szczegółowych informacji, które mogą zastraszyć pracownika, który chce tylko zgłosić naruszenia. Pracownik musi potwierdzić zarzuty, które zgłasza, ale adwokat może złożyć za nią formularz.