Geotagowanie polega na dodawaniu specjalistycznych informacji geograficznych do obrazów, filmów i innych informacji elektronicznych. Informacje te są przechowywane w strukturze danych, a nie w samych danych. Oznacza to, że zdjęcie oznaczone geotagiem i zdjęcie nieoznaczone wyglądają tak samo. Geotagowanie umożliwia użytkownikom przejście do dokładnej witryny wymienionej w oznaczonych danych, takiej jak lokalizacja, w której zostało zrobione zdjęcie. Podczas gdy użytkownik może dodawać informacje geograficzne, najdokładniejsze formularze pochodzą z urządzeń rejestrujących wyposażonych w globalny system pozycjonowania (GPS) i system geotagowania.
Dane geotagowania przechowują informacje w specjalnej formie zwanej metadanymi. Te wyspecjalizowane dane zawierają informacje związane z samym plikiem, a nie z danymi, które przechowuje. W przypadku podstawowych plików metadane poinformują komputer, czy jest tylko do odczytu, czy ukryty. W bardziej złożonych plikach, takich jak pliki multimedialne, będzie zawierać bogactwo informacji. Plik muzyczny lub plik wideo może zawierać informacje o nagraniu, nazwiska wykonawców, tytuły albumów, firmy produkcyjne lub wiele innych różnych elementów.
Metadane tworzone przez geotagowanie różnią się w zależności od systemu. Jako minimum będzie zawierać szerokość i długość geograficzną, na której została utworzona informacja. Inne systemy dodają więcej, takich jak czas, wysokość lub informacje o orientacji. Prawie wszystkie informacje, które posiada rejestrator GPS, mogą zostać dodane do pliku bez wpływu na jego użyteczność.
Większość systemów robi to za pośrednictwem globalnego systemu pozycjonowania satelitarnego. Urządzenie wyposażone w chip GPS może połączyć się z systemem i znaleźć jego dokładne współrzędne. Satelity te dostarczają ogromnej ilości informacji, ale często chipy GPS są przeznaczone tylko do zbierania określonych typów danych. Niektóre urządzenia, takie jak aparaty cyfrowe, umożliwiają użytkownikom ręczne wprowadzanie informacji geograficznych. Podczas gdy niektórzy użytkownicy robią to na miejscu za pomocą podręcznego urządzenia GPS, te ręczne systemy są często słabo wykorzystywane ze względu na nieporęczny charakter technologii.
Nie ma żadnych oficjalnych standardów dotyczących geotagowania. W rezultacie istnieje kilka konkurencyjnych metod dodawania i pobierania informacji. Każdy rodzaj nośnika, w tym wideo i zdjęcia, ma swoją preferowaną metodę rejestrowania danych. Utrudnia to stworzenie ujednoliconego systemu wyszukiwania.
Mimo że procesy są wciąż całkiem nowe, geotagowanie jest powszechne w wielu lokalizacjach w Internecie. Strony internetowe poświęcone zdjęciom i filmom ze znacznikami geograficznymi umożliwiają tworzenie spersonalizowanych relacji z podróży. Każdy z tych obrazów ma współrzędne, których inni użytkownicy mogą użyć, aby podróżować do tego dokładnego miejsca. Dzięki temu ludzie mogą planować wycieczki, aby zobaczyć ciekawe miejsca, po prostu za pomocą GPS i systemu nawigacji.