Kodyfikacja GAAP to proces, który obejmuje ustanowienie standardowych procesów kodowania w oparciu o ogólnie przyjęte zasady rachunkowości. Wprowadzona w pierwszej dekadzie XXI wieku przez Radę Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB), celem kodyfikacji jest pomoc w ujednoliceniu podziału kategorii i podkategorii stosowanych w procesie rachunkowości biznesowej. Wykorzystanie kodyfikacji GAAP jako podstawy do prowadzenia dokumentacji finansowej firmy może pomóc w uproszczeniu wewnętrznego procesu uzgadniania, jednocześnie ułatwiając dostarczanie danych niezbędnych do przeprowadzenia audytu finansowego.
Ogólną ideą kodyfikacji GAAP jest zminimalizowanie zakresu czasami zawiłych i mylących standardów stosowanych w przeszłości poprzez dostarczenie podstawowego szablonu tworzenia i zarządzania kategoriami i podkategoriami w zestawie ksiąg rachunkowych. Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj kodyfikacji może pomóc właścicielowi małej firmy w stworzeniu rentownego systemu księgowego, który będzie działał dobrze, nawet jeśli firma szybko się rozwija. Terminologia jest też nieco bardziej przyjazna dla tych, którzy nie mają rozległego doświadczenia w zakresie polityk i procedur księgowych, co znacznie ułatwia szkolenie pracowników w zakresie zarządzania różnymi funkcjami zobowiązań i należności.
Podstawowe podejście kodyfikacji GAAP obejmuje czterowarstwowe podejście, które obejmuje temat, podtemat, sekcję i akapit. Ten hierarchiczny układ pozwala na logiczne następstwo w celu dostarczenia wszystkich niezbędnych danych dotyczących stanowiska lub wpisu do ewidencji księgowej. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia powiązanie księgowań z dokumentacją zapasową, która obsługuje te wpisy, co może być szczególnie pomocne przy przeprowadzaniu wewnętrznych rozliczeń księgowych. Takie podejście może również uprościć proces poddawania się audytowi przez stronę trzecią, ponieważ proces ten ułatwia identyfikację błędów księgowania i wszelkich innych niezgodności, które można znaleźć w trakcie audytu.
Wraz z włączeniem łańcucha struktury zaczynającego się od tematu i kończącego się na opisującym akapicie, kodyfikacja GAAP pomaga również zdefiniować kategorie używane do śledzenia aktywów i pasywów. Kategorie takie jak aktywa, pasywa, kapitał własny, przychody, wydatki i szerokie transakcje znajdują się na liście zalecanych kategorii. Firmy mogą wykorzystywać wszystkie lub tylko część rekomendowanych kategorii, w zależności od charakteru prowadzonej działalności. Ponadto kodyfikacja GAAP pozwala również na ustalenie kategorii branżowej, co jeszcze bardziej ułatwia dostosowanie stosowania kodyfikacji do działalności związanej z dowolnym rodzajem klasyfikacji branżowej.