Niemal każde biuro ma co najmniej jeden wspólny szczegół: wszystkie wymagają regularnej konserwacji. Większość biur jest pełna zapracowanych ludzi, którzy nie mają ani czasu, ani ochoty na nadążanie za zadaniami konserwacyjnymi. Tak więc outsourcing utrzymania biura jest zazwyczaj niezbędny bez względu na branżę, chociaż niektóre firmy są od niego zależne bardziej niż inne. Typowe zadania mogą obejmować wszystko, od sprzątania biura, które należy wykonywać codziennie, po prace, które należy wykonywać tylko okresowo.
Każdy budynek, w którym regularnie mieszka kilku pracowników, musi być utrzymywany w czystości, ale biura, które są otwarte dla publiczności, zazwyczaj wymagają regularnego sprzątania. Takie lokalizacje mogą obejmować między innymi gabinety medyczne, urzędy pocztowe i budynki prawników. Ze względów zdrowotnych nie tylko należy utrzymywać takie miejsca w czystości, ale również biuro w nieskazitelnym stanie może zrobić dobre wrażenie na klientach. Oczywiście, im większy ruch pieszy ma biuro każdego dnia, tym bardziej niezbędna jest profesjonalna konserwacja biura.
Wielu dostawców usług utrzymania biur oferuje typowe zadania, które należy wykonywać codziennie w czystych budynkach. Od większości usług sprzątania często oczekuje się zamiatania i mopowania lub odkurzania podłóg. Wynoszenie śmieci i utrzymywanie toalet bez zarzutu to również obowiązki, które są zwykle wykonywane codziennie w większości biur wynajmujących usługi sprzątania.
Inne zadania związane z utrzymaniem biura muszą być wykonywane rzadziej, ale nadal są ważne. Na przykład wielu kierowników biur i właścicieli firm szczyci się utrzymaniem nieskazitelnych okien, zwłaszcza tych, które stoją przed przechodniami. Okna rzadko muszą być myte codziennie, ale regularny harmonogram ich czyszczenia, na przykład co tydzień, ma kluczowe znaczenie dla większości właścicieli firm. Odkurzanie i polerowanie mebli i wyposażenia, takich jak biurka, parapety i wentylatory, to również typowe usługi utrzymania biura, które należy planować dość regularnie.
Niektóre firmy rezygnują z codziennych usług sprzątania. Pracownicy mogą zdecydować się na wspólne działania, aby utrzymać porządek w swoich obszarach, aby zaoszczędzić pieniądze na profesjonalnych usługach. Takie firmy mogą woleć wynająć tylko biuro obsługi technicznej do wykonywania zadań, które są trudne do wykonania dla pracowników, niż skupiać się na sprzątaniu. Może to obejmować wymianę trudno dostępnych żarówek, czyszczenie okien kilka pięter wyżej lub malowanie farbą przy suficie.
Wiele firm zajmujących się konserwacją biur oferuje również specjalistyczne usługi, takie jak naprawy elektryczne, pomoc w przypadku powodzi i rozwiązania hydrauliczne. W rzeczywistości niektóre takie firmy w ogóle nie sprzątają, ale wolą skupić się na większych zadaniach, których wiele biur potrzebuje okresowo. Dostępna jest również konserwacja zapobiegawcza, w ramach której firma wynajęła naprawy problemów, takich jak luźne klamki drzwi lub łuszcząca się farba. Dlatego nie każda firma serwisowa jest taka sama i należy zapytać o wszelkie specjalizacje.