Rachunek na drobną gotówkę nie jest rodzajem rachunku bankowego, ale raczej funduszem prowadzonym wewnątrz firmy. Kwota drobnej gotówki zawiera niewielką ilość gotówki i jest używana głównie do zakupów, gdy korzystanie z czeków, kart debetowych lub kart kredytowych byłoby niepoważne. Gotówkę można również wykorzystać na drobne, jeśli w kasie nie ma wystarczającej ilości. Tylko jedna lub dwie osoby są przypisane do konta kasowego, a wszelkie wypłacone lub wpłacone pieniądze są rozliczane w księdze. Gotówka jest przechowywana w skrytce i zwykle przechowywana w miejscu prowadzenia działalności.
Konta podręczne są zawsze używane do przechowywania niewielkiej ilości pieniędzy. Najpopularniejsza kwota to około 100 dolarów amerykańskich (USD) dla małych firm, które nie mają wielu wydatków. Większe firmy mogą zatrzymać do 1,000 USD, ale zwykle nie więcej, ponieważ wyższe kwoty zwiększają potencjalne straty w przypadku kradzieży. Aby przechowywać drobną gotówkę, zwykle zamyka się ją w skrytce, która jest przechowywana w firmie.
Celem konta na drobną gotówkę jest posiadanie niewielkiej puli pieniędzy na wypadek konieczności dokonania drobnych zakupów. Konto wchodzi w grę, gdy zakup jest tak mały, że nie warto przechodzić przez formalne kanały wymagane do wypłaty czeku lub uzyskania pozwolenia na korzystanie z firmowej karty kredytowej lub debetowej. Zmiany można dokonać również z konta kasy podręcznej, gdy w kasie nie ma wystarczającej ilości gotówki, a jeśli nie ma nikogo, kto mógłby otrzymać pieniądze z banku, kasa może tymczasowo uzupełnić kasę.
Za każdym razem, gdy pieniądze są pobierane lub umieszczane na koncie podręcznym, ktoś odnotowuje kwotę. Na przykład, jeśli zostanie pobrane 5 USD, nawet jeśli po jakichkolwiek zakupach zostaną jakieś zmiany, 5 USD zostanie oznaczony jako wypłata. Dzięki temu nie dochodzi do kradzieży, a menedżerowie dokładnie wiedzą, ile pieniędzy znajduje się na koncie. Gdy zmiana zostanie zwrócona, zostanie to również odnotowane.
Niewiele osób w firmie ma dostęp do rachunku podręcznego. Bardziej prawdopodobne jest, że za konto będzie odpowiedzialna jedna lub dwie osoby. Jeśli jedna osoba będzie odpowiedzialna za wypłatę gotówki z konta i zasilenie konta, wraz z zaznaczaniem wszelkich wypłat lub wpłat. Jeśli są dwie osoby, albo obie kontrolują pieniądze i księgowość, albo jedna osoba jest przypisana do pieniędzy, a druga do księgowości.