Kontrola budżetu to termin używany do opisania procesu zarządzania poszczególnymi pozycjami w ramach budżetu domowego lub biznesowego, tak aby nie miały miejsca wydatki wykraczające poza przydzielone kwoty. Ten rodzaj kontroli jest niezbędny w celu upewnienia się, że koszty operacyjne nie przekraczają przewidywanych przychodów w okresie, tworząc stratę netto. Istnieje kilka elementów, które wchodzą w skład zadania kontroli budżetu, w tym przygotowanie realistycznego budżetu, monitorowanie poziomów dochodów i angażowanie się w porównania zakupów przed faktycznym dokonaniem jakichkolwiek zakupów.
Pierwszym krokiem w skutecznej kontroli budżetu jest stworzenie budżetu opartego na faktycznych informacjach dotyczących przychodów potrzebnych do efektywnego prowadzenia gospodarstwa domowego lub firmy. Oznacza to wykorzystanie informacji uzyskanych z rynków konsumenckich dotyczących cen różnych towarów i usług, które będą konsumowane każdego miesiąca. W ramach procesu kontrola budżetu obejmuje upewnienie się, że koszty stałe są dokładnie odzwierciedlone w budżecie, a wszelkie pozycje, które są uważane za elastyczne lub zmienne, są objęte kwotą budżetu, która odzwierciedla standardowe i zwykłe użycie operacji.
Po ustanowieniu możliwego do wykonania budżetu proces kontroli budżetu koncentruje się na upewnieniu się, że wydatki dla dowolnej pozycji wiersza mieszczą się w obowiązującej kwocie budżetowej. Czasami może to oznaczać zmniejszenie zużycia, aby zapobiec przekroczeniu budżetu określonego elementu zamówienia. Na przykład, jeśli gospodarstwo domowe ma miesięczny budżet w wysokości 500 USD (USD) na żywność i zużyje 300 USD do drugiego tygodnia tego miesiąca, kontrola budżetu będzie wymagać, aby gospodarstwo domowe znalazło sposoby na wydawanie nie więcej niż 200 USD na jedzenie na pozostałą część miesiąca. Może to oznaczać dostosowanie spożycia różnych produktów spożywczych, zastępując droższe zakupy inną żywnością, która jest mniej kosztowna.
Należy zauważyć, że kontrola budżetu zwykle obejmuje próby nie tylko utrzymania się w budżecie, ale także zaoszczędzenia pieniędzy, kiedy i jak to możliwe. Tutaj celem jest zakup przedmiotów objętych budżetem za jak najmniejsze pieniądze, tworząc co miesiąc niewielką nadwyżkę. Aby to osiągnąć, menedżerowie będą porównywać ceny podobnych towarów i usług, ostatecznie wybierając tę, która oferuje najlepszą cenę, a jednocześnie zapewnia akceptowalny poziom jakości i obsługi. Na przykład gospodarstwo domowe może zdecydować się na migrację do operatora sieci komórkowej na kartę, który kosztuje połowę obecnego dostawcy, opierając się na fakcie, że gospodarstwo domowe zużywa tylko określoną liczbę minut miesięcznie. Zakładając, że dostawca usług przedpłaconych oferuje taką samą jakość usług, jak poprzedni przewoźnik, ta strategia kontroli budżetu zmniejsza koszt tej pozycji budżetowej w danym miesiącu, umożliwiając przypisanie tych oszczędności do innej pozycji lub umieszczenie nadwyżki na odsetkach na konto, a nawet ciesz się poczęstunkiem, który wykracza poza miesięczny budżet.