Koszt gotówkowy to koszt, który jest płacony natychmiast gotówką lub ekwiwalentem, takim jak czek lub przekaz pieniężny. Inaczej jest z kosztami płaconymi na kredyt, na podstawie umowy kredytowej ze sprzedawcą lub korzystania z karty kredytowej lub linii kredytowej w celu pokrycia wydatków. Firmy korzystające z metody kasowej rejestrują koszty gotówkowe natychmiast po ich poniesieniu i rejestrują koszty kredytowe tylko wtedy, gdy gotówka jest wypłacana w celu rozliczenia rachunków kredytowych. Ta metoda księgowości może stwarzać pewne wyzwania, co prowadzi do tego, że wiele firm woli korzystać z rachunkowości memoriałowej do monitorowania działań na koncie.
Zasadniczo koszt gotówkowy to każdy koszt, który jest opłacany z góry w natychmiast dostępnych środkach. Środki na takie koszty są pobierane bezpośrednio z kont firmowych, a nie kredytowane i spłacane później. Istnieje wiele rodzajów transakcji, w których płatności gotówkowe są wymagane ze względów bezpieczeństwa i wszystkie są rejestrowane jako koszty gotówkowe dla celów księgowych. Niektóre osoby i firmy działają wyłącznie w gotówce dla wygody lub z innych powodów, a zatem ponoszą tylko koszty gotówkowe.
W rachunkowości kasowej każda płatność gotówkowa mająca na celu rozliczenie kosztu gotówkowego jest rejestrowana w księdze głównej wraz z informacją o transakcji. Jednym z problemów związanych z tą metodą jest brak mechanizmu rejestrowania transakcji kredytowych, a zatem księga główna nie zapewnia dokładnego odzwierciedlenia warunków biznesowych. Firma może mieć zaległe transakcje kredytowe, które nie są rejestrowane, tworząc mylący obraz jej kondycji finansowej.
Koszt gotówkowy może obejmować rachunki rozliczane natychmiast, bieżące wydatki opłacane gotówką, wiele mediów i tak dalej. W metodach rachunkowości memoriałowej, oprócz księgowania kosztów gotówkowych w momencie ich poniesienia, księgowi odnotowują również transakcje kredytowe. Rejestrując te transakcje w momencie ich wystąpienia, nawet jeśli pieniądze jeszcze się nie zmieniły, firma jest w stanie lepiej śledzić swoją sytuację finansową i generować bardziej uczciwy obraz swoich finansów dla zainteresowanych stron.
Podejścia do metod księgowania różnią się w zależności od branży. Wielu z nich odeszło od rachunku kosztów kasowych na rzecz rachunkowości memoriałowej, ponieważ uważają, że metoda memoriałowa jest bardziej dokładna i przydatna dla ich potrzeb. Księgowi mogą udzielić konkretnych porad dotyczących metod księgowania i opcji, które mogą być najbardziej odpowiednie dla danej firmy. Po wybraniu metody księgowania należy ją konsekwentnie stosować i wykorzystywać w celu zmniejszenia ryzyka pomyłki, niedokładnych sprawozdań finansowych i innych problemów.