Kiedy firma, organizacja, region lub placówka edukacyjna poszukuje usług inwestycyjnych, takich jak księgowość, usługi aktuarialne lub zarządzanie aktywami, często toczy się konkurencyjny proces przetargowy. Zwłaszcza w przypadku instytucji publicznych, takich jak fundusz emerytalny lub fundusze uniwersyteckie, istnieje pewien poziom odpowiedzialności, który musi zostać osiągnięty za podejmowane decyzje. Na poziomie korporacyjnym jest to również prawdą, ponieważ rada dyrektorów będzie pociągać kierownictwo do odpowiedzialności za podejmowane decyzje. Konkurencyjny proces przetargowy jest jednym ze sposobów utrzymania przejrzystej metody pozyskiwania usługodawców zewnętrznych, która pozostaje uczciwa i która po pomyślnym zakończeniu doprowadzi do wyboru odpowiedniego dostawcy.
Konkurencyjne licytowanie często zaczyna się od zapytania ofertowego (RFP), które jest wystawiane przez podmiot poszukujący usług finansowych lub przez zewnętrznego konsultanta zarządzającego procesem wyszukiwania. Dokument jest udostępniany publicznie lub tylko na zaproszenie. Kwalifikacje do kontraktu są przedstawione w zapytaniu ofertowym, w wyniku czego na zaproszenie odpowiadają w większości wykwalifikowane firmy w procesie przetargu konkurencyjnego. Aby usługodawcy mogli skutecznie odpowiadać, między oferentami a emitentem lub konsultantem zostanie ustalony okres pytań i odpowiedzi (Q&A). Po tym okresie pytań i odpowiedzi obowiązuje termin składania wniosków.
W otwartym konkurencyjnym procesie licytacji otrzymane wpisy usługodawców są dostępne dla innych do wglądu. Zamknięty konkurencyjny proces przetargowy jest mniej publiczny i tylko niektóre osoby uzyskują dostęp do wpisów w tego typu procesie. Często wyniki pytań i odpowiedzi są udostępniane innym oferentom, aby mogli sprawdzić, czy mają do czynienia z podobnymi pytaniami.
Po upływie terminu nadsyłania wszystkie zgłoszenia są sprawdzane. Czas potrzebny na sprawdzenie będzie różny w zależności od puli zgłoszeń. Tworzona jest krótka lista kwalifikujących się firm, które najlepiej spełniają kryteria w zapytaniu ofertowym, zawężając konkurencyjny proces przetargowy. Firmy, które pojawiają się na krótkiej liście, mogą zostać zaproszone na spotkania emitenta, aby lepiej wyjaśnić oferowane produkty i usługi oraz odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości lub pytania emitenta dotyczące strategii, opłat lub innych problemów.
Konkurencyjny proces przetargowy kończy się, gdy usługodawca otrzymuje kontrakt. Często, nawet po wyłonieniu zwycięzcy, trzeba sfinalizować negocjacje. W przypadku niepowodzenia ostatecznych negocjacji, emitent często wybiera drugiego oferenta, aby otrzymać kontrakt.