List przetargowy służy jako forma komunikacji między firmą a niezależnym wykonawcą, sprzedawcą lub niezależnym pracownikiem. Pismo określa produkty lub usługi, które wykonawca lub freelancer jest w stanie dostarczyć, oraz jaki będzie koszt tych usług lub produktów. Listy ofertowe często zawierają również określoną datę lub ramy czasowe zakończenia.
Kiedy firma chce, aby strona trzecia wykonała określone zadania lub dostarczyła określone produkty, na ogół najpierw jasno określi potrzebne usługi lub produkty. Następnie firma opublikuje zapytanie ofertowe. Zainteresowani wykonawcy lub freelancerzy opracują następnie pismo przetargowe w odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Podczas sporządzania listów ofertowych kluczowe znaczenie ma zrozumienie wszystkich wymagań firmy. Propozycja dostosowana do konkretnego zapytania zazwyczaj pomaga zwiększyć szanse na zwycięską ofertę. Oferent powinien być w stanie zająć się wszystkimi aspektami cesji, a jeśli w zapytaniu ofertowym nie określono terminu, oferent powinien również mieć możliwość ustalenia realistycznego terminu dostawy.
Marketing jest kluczową częścią listu przetargowego, czasami określanego jako propozycja przetargowa. Idealnie, autor listu ofertowego powinien znać stawki rynkowe dla żądanego produktu lub usługi. Jest to ważne nie tylko dlatego, że prawdopodobne jest odrzucenie ofert zawyżonych, ale także dlatego, że oferta zbyt niska przyniesie mniejszy zwrot z inwestycji.
Proste wyszukiwanie w Internecie przyniesie wiele próbek listów ofertowych. W rzeczywistości niektóre witryny oferują szablony stawek. Szablony są ogólne, ale można je szybko dostosować do dowolnego zapytania ofertowego. Witryny te mogą również zawierać profesjonalne oprogramowanie do pisania, które może pomóc w procesie pisania i wszelkiej dalszej komunikacji związanej z procesem przetargowym.
Oczywiście doskonale sporządzony list przetargowy nie gwarantuje akceptacji. Poświęcenie czasu na zbadanie, jak napisać list przetargowy, może przemawiać do profesjonalizmu i etyki pracy danej osoby, ale ostatecznie pieniądze są często głównym czynnikiem. Obniżanie kosztów jest zwykle znacznie silniejszą siłą motywującą dla firmy niż styl pisania oferenta. Świetny list przetargowy, z rozsądnym terminem dostawy i rozsądnym kosztem, powinien jednak zwiększyć szanse oferenta na zdobycie projektu.
Jeśli oferta zostanie odrzucona, firma zatrudniająca zwykle odsyła odpowiedź wskazującą, dlaczego oferta została odrzucona. Może inny sprzedawca wykonałby tę pracę za mniej. Być może zwycięski oferent może dostarczyć szybciej. Tak czy inaczej, odrzucenie nie musi być końcem linii. Jeśli oferta była wystarczająco atrakcyjna, oferent może być pierwszą osobą, o której myśli, następnym razem, gdy firma będzie potrzebować podobnego produktu lub usługi.