List zwalniający to dokument, który pracownik otrzymuje od swojego pracodawcy. Informuje pracownika, że jest zwalniana i powinna podać przyczyny. Może zawierać informacje o poprzednich incydentach, które przyczyniły się do podjęcia tej decyzji. Jeżeli pracownik ma możliwość odwołania się od jej rozwiązania stosunku pracy, należy o tym poinformować.
Pracodawcy często wystawiają pismo zwalniające jako formalność, aby ograniczyć roszczenia o niesłuszne zwolnienie pracownika. Aby być skutecznym w tej roli, dobrze napisany list zwalniający zwykle wykracza poza poinformowanie osoby, że jej okres zatrudnienia się skończył. Powinien również przekazywać inne ważne informacje.
List zwalniający powinien niezwłocznie i konkretnie informować daną osobę o przyczynie rozwiązania stosunku pracy. Jeśli dana osoba zostaje wyrzucona za palenie poza wyznaczonym obszarem, nie powinno być wątpliwości, że jest to przyczyną. Oprócz działania pracownika, wielu autorów poda zasady, które zostały naruszone i poinformuje odbiorcę, gdzie może zapoznać się z tymi zasadami, jeśli zechce. Na przykład pismo o zwolnieniu może brzmieć: „Ta decyzja została podjęta zgodnie z polityką firmy dotyczącą opóźnień, którą możesz przejrzeć na stronie 11 podręcznika pracownika”.
To, kiedy ten dokument może zostać wydany przez pracodawcę, jest zwykle określane przez politykę dyscypliny firmy, więc może się różnić w zależności od firmy. Pracownik zazwyczaj otrzyma pismo o wypowiedzeniu dopiero po zastosowaniu innych środków dyscyplinarnych. Mogą jednak wystąpić przypadki, gdy czyny danej osoby uzasadniają natychmiastowe zwolnienie.
Jeśli podjęto inne działania, często są one szczegółowo wymienione. W treści listu zwalniającego autor prawdopodobnie poda datę i rodzaj zastosowanej dyscypliny. Powody, które skłoniły do podjęcia tych działań, prawdopodobnie również zostaną szczegółowo wymienione. Jeśli pracownik składał obietnice, umowy lub przyznał, że jej praca jest zagrożona, jeśli będzie działała w określony sposób w przyszłości, prawdopodobnie zostanie jej o tym przypomniana.
W niektórych przypadkach wypowiedzenie ogłoszone w piśmie o wypowiedzeniu nie jest bezwzględne i ostateczne. Odbiorca może mieć możliwość odwołania się. Jeśli tak, należy zakomunikować sposób i ramy czasowe, w jakich należy to zrobić. W trosce o profesjonalizm i aby dokument nie został pomylony z dowcipem, najlepiej jeśli jest wydrukowany z firmowym nagłówkiem i zawiera nazwisko i stanowisko osoby, która go napisała.