Wiele rodzajów firm zarządza swoimi sprawami poprzez prowadzenie kont. Należą do nich banki, firmy obsługujące karty kredytowe i firmy użyteczności publicznej. Konta prowadzone przez te firmy są w rzeczywistości spersonalizowanymi plikami. Aby odróżnić jeden plik od drugiego, każdemu plikowi zazwyczaj nadawany jest numer konta w celu jego identyfikacji.
Numery kont są ogólnie bardzo przydatnymi i wydajnymi narzędziami do zarządzania plikami. Jeżeli osoba udaje się do banku, aby otworzyć rachunek czekowy, powinna otrzymać numer rachunku czekowego. Celem tego numeru jest zarządzanie transakcjami, które odnoszą się konkretnie do transakcji tego klienta. Jeśli będzie musiała dokonać wpłaty, użyje swojego numeru konta, aby pieniądze mogły zostać przekazane jej, a nie komuś innemu. Jeśli musi wypłacić środki, będzie potrzebować numeru konta, aby upewnić się, że nie bierze środków, które do niej nie należą.
Firmy, które zarządzają kartotekami klientów przy użyciu numerów kont, często uważają, że najłatwiej jest zidentyfikować kartotekę klientów przy użyciu tego numeru. Na przykład imiona mogą stwarzać problem, ponieważ może być wiele osób o tym samym nazwisku. Numery kont powinny być jednak niepowtarzalne. Zduplikowane numery kont w firmie są na ogół błędem i mogą powodować wiele problemów.
Numery kont mogą być całkowicie numeryczne lub alfanumeryczne. Każda firma może ogólnie decydować o tym, jak sformatować swoje numery kont. Firmy zazwyczaj organizują te liczby, więc numer konta innej firmy nie może być pomylony z jednym z ich własnych. Na przykład bank powinien być w stanie łatwo zidentyfikować, że popełniono błąd, jeśli klient używa numeru rachunku karty kredytowej.
W zależności od rodzaju konta, może istnieć znaczne ryzyko związane z utratą lub udostępnieniem numeru konta. Powodów tego jest wiele. Głównym powodem jest to, że akta klienta często zawierają poufne informacje, takie jak numer identyfikacyjny, informacje kredytowe i adres domowy. Innym powodem, dla którego ochrona numerów kont jest ważna, jest to, że jeśli obcy uzyskają numery, mogą uzyskać dostęp do zasobów danej osoby, takich jak jej finanse.
Ponieważ wiele firm korzysta z numerów kont, większość firm stara się ułatwić klientom zarządzanie nimi. Robią to, umieszczając numer konta każdego klienta na wyciągach i rachunkach do nich wysyłanych. Numer jest często drukowany na każdym czeku, gdy dana osoba ma konto czekowe. Niektóre firmy wydają każdemu klientowi karty zawierające jej unikalny numer.