Numeracja Batesa to praktyka, w której dokumenty są stemplowane identyfikujące ciągi znaków w sposób sekwencyjny, aby ułatwić ich śledzenie. Można używać tylko liczb lub zastosować alfanumeryczny system numeracji Batesa. Nie ma ustalonej metody stosowania tej praktyki i ludzie mogą tworzyć własne kody i ciągi znaków do użytku wewnętrznego. Zbiory dokumentów z numeracją Batesa są łatwiejsze w zarządzaniu, ponieważ ludzie mogą łatwo identyfikować dokumenty poza kolejnością i inne problemy.
Termin ten pochodzi od opatentowanego urządzenia, automatycznej maszyny numerującej Batesa, niegdyś powszechnie używanej w procedurze o tej samej nazwie. Ta maszyna była stemplem z zestawem rolek, które automatycznie przesuwały się po każdym nakładzie, umożliwiając stemplowanie dokumentów podczas przetwarzania sekwencyjnymi kodami numerycznymi. Ludzie nadal używają stempli do ręcznego numerowania Batesa, a wiele programów komputerowych również oferuje tę funkcję, tworząc trwały zapis w górnej lub dolnej części każdego dokumentu, niezależnie od tego, czy jest on generowany w programie, czy skanowany z innego źródła.
Najczęściej tę technikę stosują lekarze i prawnicy. Często mają duże zbiory dokumentów odnoszących się do jednej sprawy i potrzebują sposobu, aby je śledzić. Jeśli dokumenty zostaną zgubione lub ukryte, może to zagrozić sprawom medycznym lub prawnym. Dzięki numeracji Batesa łatwo jest stwierdzić, kiedy występuje problem ze zbiorem dokumentów. Co więcej, liczby mogą służyć do tworzenia indeksu, aby ułatwić przeszukiwanie dokumentów, ponieważ można utworzyć listę z odniesieniami numerycznymi.
Niektóre urzędy mają wewnętrzne kody, których używają jako podstawy numeracji Batesa, aby ułatwić śledzenie spraw. Mogą używać systemu dzielonego, w którym każdy dokument zaczyna się od ciągu cyfr i liter identyfikujących sprawę, po których następuje indywidualny numer Batesa. Firma prawnicza może użyć kodu takiego jak 201112, aby wskazać, że sprawa jest dwunastą zaakceptowaną przez firmę w 12 roku, po której następuje numer Batesa w celu zidentyfikowania konkretnego dokumentu, tak jak w przypadku 2011-201112, po którym następuje kolejno do 1234- 201112. Obydwa te numery można by również umieścić w indeksie z informacją o zawartości poszczególnych dokumentów.
Osoby inne niż lekarze i prawnicy mogą korzystać z numeracji Batesa i mogą uznać ją za pomocną w organizowaniu zbiorów dokumentów i akt. Potrzebny jest spójny system kodowania, a ludzie mogą używać wszystkiego, od drukarek etykiet po znaczki i dokumenty numeryczne.