Oprogramowanie do planowania wydarzeń to oprogramowanie, które ma na celu pomóc ludziom w planowaniu wydarzeń. Może być używany przez profesjonalnych planistów wydarzeń, a dostępne są również wersje do użytku osobistego dla osób, które chcą korzystać z oprogramowania podczas planowania prywatnych wydarzeń. To specjalistyczne oprogramowanie może być drogie, zwłaszcza jeśli zawiera wiele specjalistycznych funkcji, a przy zakupie należy zapytać, co obejmuje licencja. Na przykład, niektóre programy mogą być instalowane na wielu komputerach, które będą się ze sobą synchronizować, podczas gdy w innych przypadkach licencja obejmuje tylko jeden komputer.
Planowanie wydarzenia wymaga dużej ilości organizacji. Oprogramowanie do planowania wydarzeń służy do zarządzania szczegółami wydarzenia. Dane te obejmują wszystko, od informacji kontaktowych wszystkich zaangażowanych osób po przypomnienia, które wysyłają alerty, gdy należy podjąć określone działanie, takie jak wysłanie depozytu. Planista wydarzeń może uznać, że korzystanie z takiego oprogramowania jest wygodniejsze niż próba dostosowania podstawowego oprogramowania do celów planowania wydarzeń.
Oprogramowanie zazwyczaj pozwala na zaplanowanie wielu wydarzeń jednocześnie. Korzystając z oprogramowania do planowania wydarzeń, ludzie mogą tworzyć kalendarz zadań, robić notatki na temat wszystkich zaangażowanych dostawców, zapisywać kopie umów, rejestrować spotkania i rozmowy telefoniczne oraz robić inne notatki związane z planowaniem wydarzeń. Bardzo ważna może być również umiejętność synchronizacji. Korzystając z oprogramowania do synchronizacji, planista wydarzeń może zabrać laptopa na spotkanie, aby zrobić notatki i zsynchronizować laptopa z komputerem stacjonarnym w biurze.
To oprogramowanie ma na celu usprawnienie aspektu organizacyjnego planowania wydarzeń, tak aby osoba planująca wydarzenia mogła skupić się na szerszym obrazie. Oprogramowanie do planowania wydarzeń jest również przydatne do zapobiegania potknięciom i wypadkom, które mogą zrujnować wielki dzień. Na przykład oprogramowanie może automatycznie generować listy kontrolne dla różnych rodzajów wydarzeń, które są wykorzystywane do upewnienia się, że podstawy, takie jak miejsce, catering, sprzęt itp. są uwzględnione, a organizator imprez nie zapomni o zamówieniu tortu weselnego .
Oprogramowanie do planowania wydarzeń może zawierać szereg funkcji. Kupując specjalistyczne oprogramowanie, warto usiąść i pomyśleć o liście pożądanych funkcjonalności oprogramowania. Na przykład planista wydarzeń może potrzebować oprogramowania, które może generować zaproszenia, drukować standardowe umowy i generować inne dokumenty. Podobnie planiści wydarzeń mogą lubić takie funkcje, jak automatyczne przypomnienia e-mailowe wysyłane do sprzedawców i uczestników, miejsce do przechowywania zdjęć miejsc i tak dalej. Planiści wydarzeń powinni zastanowić się, w jaki sposób obecnie organizują, aby upewnić się, że usługi, których potrzebują, będą świadczone.