Oprogramowanie do projektowania biur działa podobnie do wielu programów do projektowania wnętrz, ponieważ ułatwia tworzenie zaawansowanych projektów biurowych i diagramów, a także udostępnia podstawowe funkcje związane z typowymi zadaniami biurowymi. Zamiast użytkowników polegających na ich nieodłącznych zdolnościach artystycznych i linijkach, oprogramowanie do projektowania biurowego umożliwia pracę na podstawie istniejących szablonów. Zwykle ma również możliwość włączenia wspólnych ikon i elementów projektu w zaledwie kilku krokach.
Na przykład bardzo szanowanym i docenianym przez krytyków oprogramowaniem do projektowania biurowego jest SmartDraw 2009. Istnieją szablony dla wszelkiego rodzaju działań związanych z biurem, takich jak schematy blokowe, wykresy i wykresy, plany pięter i plany krajobrazu. We wszystkich tych szablonach program daje możliwość dostosowania każdego szablonu do dokładnych specyfikacji użytkownika.
Dobre oprogramowanie zazwyczaj zawiera obszerną bibliotekę powszechnie rozpoznawanych symboli i ikon, które pojawiają się w środowiskach biurowych, a także możliwość łączenia tych ikon w prosty, intuicyjny sposób. Na przykład, aby stworzyć plan piętra, użytkownicy wybierają symbol, a następnie umieszczają go w odpowiednim miejscu na dokumencie. Po wybraniu drugiego symbolu i umieszczeniu go w odpowiednim miejscu oprogramowanie tworzy odpowiednie linie lub „łączniki”, które demonstrują współdziałanie obu ikon.
Aby umożliwić łatwiejsze tworzenie i obiektywne zrozumienie planów pięter, oprogramowanie zwykle wyświetla parametry i wymiary każdej sekcji planu. Wymiary można zwykle dostosować, aby odzwierciedlić różne rodzaje pomiarów. Oprogramowanie mierzy jednak nie tylko ściany, ale także powierzchnię i objętość. Ta funkcja wspiera projektantów, którzy chcą na przykład zaplanować instalację wykładziny.
Droższe programy zwykle dodają opcje wstawiania mebli do planu, co pozwala na bardziej skrupulatnie zorganizowane układy i diagramy. Biura zawierają nie tylko plany pięter, więc najlepsze oprogramowanie do projektowania zwykle zawiera możliwość obsługi innych zadań, takich jak tworzenie diagramów operacji sieciowych. Analizowane jeszcze dalej, oprogramowanie do projektowania biurowego może nawet pozwolić na tworzenie diagramów oprogramowania komputerowego.
Niektóre programy oferują również opcje związane z często spotykanymi zadaniami biurowymi. Może to obejmować tworzenie arkusza kalkulacyjnego inwentaryzacji lub tworzenie diagramów osi czasu projektu. Te funkcje nie są nieodłączne we wszystkich programach, ale te z wyższej półki zazwyczaj uwzględniają takie postępy.
Oprogramowanie do projektowania biur może mieć minimalistyczny charakter, obejmując tylko proste zadania wymagane przez początkujących projektantów, lub oprogramowanie może być rozbudowane, umożliwiając projektowanie wielu projektów i zadań związanych z biurem. Zwykle różnicę widać po cenie. Wybór najlepszego produktu zależy jednak w dużej mierze od intencji użytkowników. W większości programów istnieją proste układy biur, ale dodatkowe zadania są dostępne tylko w bardziej rozbudowanych produktach.