Oprogramowanie do telekonferencji to program komputerowy umożliwiający wielu osobom w różnych lokalizacjach słyszenie i rozmawianie ze sobą za pomocą systemu telekomunikacyjnego. Ten rodzaj oprogramowania jest zwykle używany w biznesie międzynarodowym, ale można go również znaleźć w organizacjach z oddziałami zlokalizowanymi w różnych częściach kraju. Istnieją trzy rodzaje oprogramowania do telekonferencji: audio, wideo i multimedia.
Podstawowym celem oprogramowania do telekonferencji jest usunięcie barier komunikacyjnych tworzonych przez fizyczną odległość. W tym samym połączeniu może uczestniczyć wiele osób w różnych lokalizacjach. Oprogramowanie jest bardzo opłacalne dla dużych organizacji i oszczędza cenny czas przy jednoczesnej poprawie komunikacji.
Telekonferencje wyłącznie audio są najczęstsze. W przypadku korzystania z oprogramowania wewnętrznego wszyscy uczestnicy połączenia uzyskują dostęp do oprogramowania, wybierając numer wewnętrzny. Program zarządza wszystkimi różnymi użytkownikami i zapewnia połączenie z właściwą konferencją za pomocą numeru identyfikacyjnego połączenia. W przypadku korzystania z usługodawcy uczestnicy połączenia zwykle wybierają numer 1-800 i wprowadzają numer identyfikacyjny konferencji, aby dołączyć do połączenia. Podstawowa różnica tkwi w kosztach.
Telekonferencje wideo mają te same funkcje, co telekonferencje tylko audio, ale dodaje element wizualny. Ta metoda jest stosowana w sytuacjach, w których korzystne jest spotkanie z innymi uczestnikami. Każdy musi mieć kamerę internetową lub podobne urządzenie, aby działać jako źródło wideo. Uczestnicy zazwyczaj mogą modyfikować ekran, aby widzieć wszystkich jednocześnie lub tylko osobę, która mówi.
Multimedialne oprogramowanie do telekonferencji dodaje funkcjonalność oprogramowania komputerowego do doświadczenia. Uczestnicy połączenia mogą uzyskać dostęp do określonego adresu protokołu internetowego (IP) i pozwolić innym uczestnikom zobaczyć dokładnie, co jest na ekranie komputera w czasie rzeczywistym. Jest to doskonałe narzędzie do pokazywania funkcji oprogramowania, udostępniania informacji lub demonstrowania konkretnej funkcji.
Istnieją dwa sposoby zarządzania oprogramowaniem do telekonferencji: wewnętrznie lub przez dostawcę usług. Bardzo duże firmy posiadające sieć oddziałów mogą uznać za bardziej opłacalne wewnętrzne wdrożenie i obsługę oprogramowania do telekonferencji. Wiele z tych firm już zainwestowało w pakiet oprogramowania telekomunikacyjnego do zarządzania wszystkimi liniami telefonicznymi i faksowymi. W wielu przypadkach telekonferencje to dodatkowy moduł tego samego oprogramowania.
Zewnętrzny dostawca usług oferuje dostęp do oprogramowania do telekonferencji w ramach rocznej umowy lub opłaty za użytkowanie. Lista udostępnianych funkcji obejmuje zazwyczaj wszystko, od podstawowego połączenia telefonicznego po telekonferencje internetowe dla dużej liczby osób. Koszt tej usługi jest zwykle powiązany z liczbą współbieżnych uczestników, a to reprezentuje wykorzystanie zasobów.