Oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami to oprogramowanie dla firm zmagających się z szybko zmieniającymi się wymaganiami prawnymi. Oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami jest używane w wielu różnych branżach, w tym w księgowości, ochronie środowiska i medycynie. Wiele branż jest ściśle regulowanych przez rząd macierzysty, a przestrzeganie tych przepisów może być trudne, ponieważ wiąże się z dużą ilością papierkowej roboty i znajomością stale zmieniających się przepisów. Firmy produkujące oprogramowanie odpowiadają na wykazaną potrzebę i tworzą oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami, aby pomagać firmom i zwiększać ich wydajność.
Oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami ma szczególne znaczenie dla branży medycznej, przejrzystych praktyk księgowych oraz firm, które zajmują się zagrożeniami dla środowiska. Oprogramowanie jest przeznaczone do zarządzania danymi i organizowania ich tak, aby firmy miały do nich szybki dostęp, dając audytorom dostęp do dokumentacji firmy wraz z dowodem, że firma przestrzega mandatów prawnych. Dodatkowo pomaga poprawić rejestry bezpieczeństwa w firmie, poprzez przestrzeganie przez firmy procedur bezpieczeństwa.
W przypadku księgowości, na przykład, oprogramowanie do zapewnienia zgodności z przepisami zapewnia zgodność firm z ustawą Sarbanes-Oxley z 2002 r., uchwaloną w odpowiedzi na liczne skandale księgowe w Stanach Zjednoczonych. Ustawa wymagała lepszych wewnętrznych kontroli księgowych, bardziej odpowiedzialnego audytu zewnętrznego i bardziej przejrzystego prowadzenia dokumentacji. Korzystając z oprogramowania zapewniającego zgodność z przepisami, firmy są w stanie dostosować się do obowiązujących przepisów, zamiast inwestować niezliczone roboczogodziny i stosy papieru w zgodność z przepisami.
W przypadku branż zajmujących się substancjami, które mogą stanowić potencjalne zagrożenie dla środowiska, oprogramowanie zapewniające zgodność z regulacjami monitoruje i raportuje codzienne operacje biznesowe do kadry kierowniczej. Oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami, przeznaczone do zastosowań środowiskowych, monitoruje emisje, analizuje sposób postępowania z materiałami, zapewnia dostęp do materiałów niebezpiecznych tylko certyfikowanemu personelowi oraz zapewnia firmie sposób na zapewnienie zgodności z innymi przepisami Agencji Ochrony Środowiska.
W zawodzie medycznym oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami pomaga lekarzom, szpitalom i organizacjom medycznym współpracować z ustawą o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA), która radykalnie zmieniła sposób przetwarzania i obsługi informacji o pacjentach. HIPAA postawił również obszerne wymagania dotyczące procedury prowadzenia dokumentacji, którą można by ułatwić przy pomocy oprogramowania zapewniającego zgodność z przepisami.
Oprogramowanie zapewniające zgodność z przepisami jest również używane w wielu innych branżach i ma na celu poprawę przejrzystości, rozliczalności i prowadzenia dokumentacji. W odpowiedzi na naruszenia bezpieczeństwa danych i integralności w wielu branżach rząd Stanów Zjednoczonych uchwalił wiele przepisów, które w pojedynkę mogą być mylące lub frustrujące. Przepisy te stanowią potencjalnie ogromną inwestycję ludzi, czasu i materiałów dla wielu firm. Jednak dzięki oprogramowaniu zapewniającemu zgodność z przepisami firmy mogą skoncentrować swoją energię na swoich głównych celach, takich jak poprawa zdrowia ludzkiego lub sprzedaż benzyny.