Administrator dokumentacji medycznej jest odpowiedzialny za nadzorowanie systemów dokumentacji medycznej szpitala, kliniki lub centrum medycznego. Może to obejmować zarządzanie personelem wykonującym dowolną liczbę zadań w celu zapewnienia, że dokumentacja medyczna jest bezpieczna i utrzymywana zgodnie z obowiązującymi normami lub przepisami. Administratorzy muszą planować i kierować pracą członków personelu oraz zapewnić wszelkie niezbędne szkolenia. Rodzaj prowadzenia dokumentacji medycznej i wykorzystywane systemy są często określane przez administratora. Administrator dokumentacji medycznej musi być w stanie utrzymywać dobre stosunki robocze z prawnikami, personelem prawnym, urzędnikami agencji rządowych i innymi specjalistami, aby zapewnić płatność.
Jednym z najważniejszych aspektów tego stanowiska jest planowanie, kierowanie i ocena działań personelu dokumentacji medycznej. Administrator dokumentacji medycznej zazwyczaj przeprowadza wywiady z ludźmi w celu obsadzenia różnych stanowisk lub wydaje zalecenia dotyczące zatrudniania personelu. Udzielanie wskazówek lub podejmowanie działań dyscyplinarnych to również duża część codziennych obowiązków związanych z tą pracą. Administrator może również przeszkolić pracowników do wykonywania poszczególnych obowiązków oraz w wielu przepisach dotyczących prowadzenia dokumentacji medycznej, poufności, przechowywania, przetwarzania i udostępniania dokumentacji.
Kolejnym obowiązkiem administratora dokumentacji medycznej jest formułowanie odpowiednich procedur i zasad dotyczących treści, poufności i przetwarzania dokumentacji medycznej. Może to wymagać wykorzystania cyfrowego lub zautomatyzowanego systemu archiwizacji dokumentacji medycznej, przygotowania raportów zbiorczych dla zarządu oraz opracowania procedur dotyczących przechowywania dokumentacji medycznej dostarczanej przez świadczeniodawców opieki. Administrator dokumentacji medycznej może również wybrać zewnętrznych dostawców usług, którzy są niezbędni do kopiowania i transkrypcji dokumentacji medycznej oraz zapewnienia, że ci dostawcy przestrzegają przepisów dotyczących prywatności informacji o pacjentach. Aby być na bieżąco z najnowszymi metodami i przepisami mającymi zastosowanie do dokumentacji medycznej, administrator może również być zmuszony do uczestnictwa w ciągłych szkoleniach i utrzymywania poświadczeń jako zarejestrowany administrator informacji zdrowotnych.
Administrator dokumentacji medycznej musi być w stanie zrozumieć i zinterpretować obowiązujące przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące metod przetwarzania i poufności. Administratorzy muszą być w stanie regularnie kontaktować się z prawnikami, urzędnikami państwowymi, profesjonalistami, a nawet z ogółem społeczeństwa. Wymaga to od administratora możliwości efektywnej komunikacji z wieloma różnymi osobami. Jednym z największych obowiązków tej pracy jest zapewnienie poufności informacji zawartych w medycynie. Przestrzeganie przepisów prawa dotyczących dokumentacji medycznej zapewnia prawidłowe i terminowe uiszczenie lub zwrot opłat i honorariów przez płatników trzecich.