Wiele ważnych dokumentów należy przechowywać przez dłuższy czas. Konwencjonalne produkty papiernicze ulegają powolnej degradacji dzięki wysokiemu poziomowi kwasu, który normalnie występuje w papierze. Papier archiwalny wytwarza się lekko zasadowy lub o neutralnym pH, dzięki czemu nie żółknie i nie kruszy się z wiekiem. Większość firm papierniczych oferuje takie papiery w swojej ofercie dla archiwistów, rządów, bibliotek i artystów. Należy jednak pamiętać, że ten rodzaj papieru jest przydatny tylko w odpowiednich warunkach.
Na degradację tradycyjnego papieru wpływają dwa główne czynniki. Pierwszym z nich jest lignina, składnik ścian komórkowych roślin. Lignina zmieni kolor na żółty pod wpływem ciepła, powodując żółknięcie papieru. Kwas sprawia, że papier jest bardziej kruchy, cienki i kruchy. Gazety są chyba najlepszym przykładem antytezy papieru archiwalnego, ponieważ są one produkowane tak tanio, jak to możliwe, ponieważ większość ludzi poddaje je recyklingowi po jednym czytaniu. Gazety szybko żółkną i łamią się, co jest niepożądaną cechą ważnych dokumentów.
Historycznie ważne dokumenty były drukowane na welinie, materiale wykonanym ze skóry cielęcej. Wraz z upowszechnieniem się papieru ludzie zaczęli zauważać, że ich papierowe dokumenty nie były tak trwałe, jak te drukowane na welinie. Odkrycia kwasu i ligniny doprowadziły do powstania papieru archiwalnego.
Proces wytwarzania tego papieru jest bardziej złożony, co skutkuje droższym produktem końcowym. Papier jest poddawany dokładnej obróbce w celu usunięcia ligniny, a następnie ma pH neutralne, a najlepiej alkaliczne, z dodatkiem sody kalcynowanej lub węglanu wapnia. Papier alkaliczny będzie lepiej odporny na kwaśne środowisko niż papier neutralny. Otrzymany produkt dobrze trzyma atrament i kolory oraz będzie trwał znacznie dłużej niż konwencjonalny papier.
Jednak papier archiwalny preferuje warunki alkaliczne. Wiele firm sprzedaje archiwalne bibuły, które można układać między arkuszami papieru archiwalnego, oraz pudełka do przechowywania papieru alkalicznego. Papier należy przechowywać w chłodnym, suchym, ciemnym miejscu, aby jeszcze bardziej przedłużyć jego żywotność. Większość repozytoriów dokumentów ma środki kontroli wilgotności, aby zapewnić, że ich papier jest przechowywany w najlepszych warunkach.
Poza ważnymi dokumentami, papier archiwalny jest również wykorzystywany przez artystów, aby ich twórczość została zachowana. Scrapbookers mogą używać go również w archiwalnych albumach z wycinkami, a ważne wydania książek są drukowane na tym rodzaju papieru, aby wytrzymały. Większość sklepów z artykułami papierniczymi oferuje wybór papierów archiwalnych, które są czasami określane jako „bezligninowe” lub „obojętne pod względem pH”.