Planowanie wydarzenia obejmuje organizowanie i układanie wszystkich wielu szczegółów związanych z wydarzeniem, takim jak promocja firmy, przyjęcie urodzinowe lub zbiórka pieniędzy. Branża ta ogromnie się rozwinęła w ciągu ostatnich 10-15 lat, a ostatnie badania pokazują, że prawie 500 miliardów dolarów amerykańskich (USD) wydaje się każdego roku na planowane wydarzenia na całym świecie. Wzrost ten wynika z poprawy gospodarki i tendencji do outsourcingu funkcji spotkań i planowania przez firmy korporacyjne.
Wiele różnych wydarzeń biznesowych i towarzyskich może skorzystać na szczegółowym planowaniu. Każde wydarzenie może mieć swój nagłówek, np. uroczystości, promocje, uroczystości upamiętniające lub edukacja. Uroczystości mogą obejmować parady, śluby, urodziny i rocznice. Imprezami promocyjnymi mogą być wiece polityczne, premiery produktów i pokazy mody. Wydarzenia upamiętniające obejmują wydarzenia obywatelskie i pomniki. Wydarzeniami edukacyjnymi mogą być spotkania, dyplomy i konferencje.
Aby wydarzenie zakończyło się sukcesem, organizatorzy muszą sprostać wielu zadaniom. Planista może być zaangażowany w znalezienie miejsca na wydarzenie, stworzenie jego projektu i przeprowadzenie badań osób zgłaszających się na wydarzenie. Planowanie wydarzenia obejmuje również zaaranżowanie wystroju, jedzenia i przygotowania rozrywki. Wysłanie zaproszeń i zorganizowanie zakwaterowania również może leżeć w gestii planisty. Do jego obowiązków może również należeć nadzór na miejscu i koordynacja obsługi imprezy.
Powodem, dla którego firmy lub osoby prywatne zatrudniają organizatora wydarzeń, jest jego doświadczenie w tej konkretnej dziedzinie. Planowanie i wydarzenie to czasochłonna i czasami stresująca sprawa. Na przykład dzień ślubu może być wystarczająco stresujący dla panny młodej, nie martwiąc się, czy firmy cateringowe zjawią się na czas. Profesjonalny planista ma czas i kontakty, aby upewnić się, że okazja przebiegnie bezproblemowo.
Same firmy zajmujące się planowaniem wydarzeń są zróżnicowane, a planiści to zwykle osoby, które rozpoczęły swoją karierę w jednym konkretnym aspekcie wydarzeń specjalnych. Niektórzy mogli rozgałęziać się od firm cateringowych do planowania całych wydarzeń. Inni pracowali jako planiści dla korporacji, a następnie postanowili otworzyć własny biznes. Lata doświadczeń, jakie wnoszą do planowania wydarzenia, są niezwykle ważne, aby wszystko przebiegało sprawnie.
Innym sposobem na podjęcie pracy jest zdobycie kwalifikacji, takich jak stopień lub certyfikat w zakresie planowania lub zarządzania wydarzeniami. Osoby mogą chcieć rozważyć pracę, aby zostać certyfikowanym specjalistą ds. wydarzeń specjalnych (CSEP) lub certyfikowanym organizatorem spotkań (CMP). Uzyskanie takiego certyfikatu wymaga wielu badań i studiów, a stanowiska niosą za sobą dużą odpowiedzialność.