Plik szczegółowy to plik komputerowy, który rejestruje zdarzenie lub transakcję, która miała miejsce. Z tego powodu nazywany jest również plikiem transakcyjnym. Pliki szczegółowe składają się z szeregu pól informacji, które tworzą zapis komputerowy. Pola mogą być często używane do przeszukiwania całej kolekcji tworzonych plików szczegółów. Pliki szczegółowe zazwyczaj posiadają jedno pole kluczowe, które może służyć jako kryterium wyszukiwania, takie jak numer pracownika, numer konta klienta, data lub inna ważna informacja.
Zbiór plików szczegółowych lub rekordów transakcji jest przechowywany i przetwarzany przez system przetwarzania transakcji. Każdy plik szczegółów jest przechowywany przez określony czas w systemie przetwarzania transakcji, jeśli spełnia zestaw kryteriów przechowywania. Na przykład system przetwarzania transakcji można zaprogramować tak, aby zachowywał tylko plik szczegółowy, który zawiera kompletny rekord, w którym wszystkie pola zawierają prawidłowe dane.
Każdy plik szczegółowy jest ważną informacją, która musi zostać pobrana i przetworzona przez system przetwarzania transakcji w ramach normalnych procedur operacyjnych firmy. Na przykład plik szczegółowy może zawierać informacje o określonej transakcji finansowej. Aby można było dokonać płatności, należy pobrać i przetworzyć plik szczegółowy. Plik zawierałby informacje o tym, komu zapłacić, ile zapłacić i dlaczego płatność jest dokonywana, a także wszelkie inne pola, które system komputerowy jest zaprogramowany do przechwytywania.
Istnieje kilka cech charakterystycznych plików szczegółowych i systemu przetwarzania transakcji, które są ważne dla zapewnienia wydajności systemu. Pliki szczegółowe powinny być zaprojektowane do szybkiego przetwarzania, aby można je było przesyłać, przetwarzać i przechowywać tak szybko, jak to możliwe. System, który przesyła pliki szczegółowe, powinien być niezawodny, aby żadne pliki szczegółowe nie zostały utracone lub niewłaściwie skierowane. Pliki szczegółowe muszą być ustandaryzowane, aby były wydajne; posiadanie tego samego projektu dla każdego pliku szczegółowego oznacza, że system przetwarzania transakcji może szybko przetworzyć plik. Wreszcie pliki szczegółowe muszą być dostępne tylko w określonych okolicznościach, aby zachować integralność informacji.
Pliki szczegółowe mogą być przetwarzane na różne sposoby. Mogą być przetwarzane w partii w określonych z góry porach każdego dnia, tygodnia lub miesiąca. Zamiast tego mogą być przetwarzane natychmiast lub „w czasie rzeczywistym”, na przykład podczas transakcji online. Sposób przetwarzania plików zależy od potrzeb biznesu oraz wymagań i oczekiwań klienta.