Pokwitowanie elektroniczne to dowód zakupu lub dostawy, który jest wysyłany drogą elektroniczną. Odbiorca może używać tego dokumentu jako papierowego paragonu w wymianie, zwrotach lub sporach z nadawcą. Pokwitowania elektroniczne są również przydatne do czynności, takich jak ubieganie się o odliczenia od podatków. Zwykle można je wydrukować, jeśli potrzebna jest wersja papierowa.
Pokwitowanie elektroniczne zawiera unikalny kod identyfikacyjny, który wskazuje na zamówienie, wraz ze szczegółowym opisem. Zanotuje dane kontaktowe nadawcy i odbiorcy, metodę płatności oraz wszelkie inne istotne szczegóły. Dokument ten może być również opatrzony podpisem elektronicznym i może zawierać informacje o sposobie dokonywania zwrotów i wymian.
Wiele potwierdzeń elektronicznych wysyłanych jest za pośrednictwem poczty e-mail, ale można je również przesłać na telefon komórkowy za pośrednictwem systemu wiadomości tekstowych. Możliwe jest również pobranie kopii, jeśli paragon zostanie zgubiony lub nigdy nie dotrze. Odbiorca może zalogować się do witryny sprzedawcy i sprawdzić zapisy dotyczące jej transakcji, aby znaleźć potrzebne jej pokwitowanie elektroniczne. W przypadku niektórych transakcji internetowych pokwitowanie może zostać załadowane w przeglądarce po zakończeniu transakcji, a użytkownik będzie musiał je wydrukować lub zanotować kod potwierdzenia do wykorzystania w przyszłości.
Niektóre programy księgowe będą łączyć się z paragonami elektronicznymi i integrować dane paragonów z dokumentacją księgową klienta. Oprogramowanie może wprowadzać informacje do księgi użytkownika, klasyfikować rodzaj zakupu i automatycznie dostosowywać nowy bilans bieżący. Kupujący mogą również poprawić informacje, jeśli są nieprawidłowe; oprogramowanie może na przykład nieprawidłowo klasyfikować zakup lub pobierać pokwitowanie elektroniczne, które jest później poprawiane i rejestrować nieprawidłową kwotę.
Pokwitowania online mogą dokumentować zakupy i dostarczać informacji o tym, jak i kiedy dokonano zakupu. Potwierdzają również zamówienie i mogą zapewnić mechanizm jego korekty, jeśli jest błędny, chociaż zwykle musi to mieć miejsce w bardzo wąskim oknie. Paragony mogą również generować się automatycznie w momencie dostawy. Nadawcy mogą wysyłać wiadomości e-mail do nadawców i odbiorców, aby wiedzieli, kiedy nadejdzie paczka, a elektroniczne pokwitowanie może być potrzebne w przypadku sporu dotyczącego dostawy.
Korzystanie z paragonów elektronicznych może być bardziej przyjazne dla środowiska, a także może ułatwić prowadzenie księgowości. Użytkownik może przechowywać kopie w programie księgowym, łączyć wpisy księgowe z określonymi paragonami i na żądanie dostarczać paragony w wygodnym formacie elektronicznym. Jeśli paragony dokumentują zakupy, które konsument planuje zadeklarować na podstawie podatków, ważne jest, aby upewnić się, że będą one dostępne w przyszłości, a dobrym pomysłem może być zapisanie kopii w folderze na dysku twardym.